Luonnos, odottaa hyväksyntää

Henkilötietojen käsittelysopimus

Luonnos 31.10.2026, ei vielä voimassa

Aiemmat versiot

Tämä on luonnos, joka odottaa Enarra Oy:n hyväksyntää. Sopimus tulee voimaan vasta, kun hyväksytty versio on julkaistu tällä sivulla ja sen kuvaamat palvelut, alikäsittelijäsopimukset ja tietoturvatoimet ovat tuotannossa käytössä. Pieni- ja Siirto-pakettien verkkotilaus avataan vasta sen jälkeen.

Palveluntarjoaja on Enarra Oy (Y-tunnus 3664892-5, Artturintie 4, 43500 Karstula), jäljempänä ”Enarra”. Enarra tarjoaa Tarumo-nimistä ohjelmistopalvelua (”Palvelu”). Tarumo on Palvelun kaupallinen nimi eikä rekisteröity aputoiminimi. Sopimuksen osapuoli on Enarra Oy.

Tämä sopimus täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 28 artiklan vaatimukset. Se on osa Asiakkaan ja Enarran välistä sopimusta, johon sovelletaan Tarumon käyttöehtoja. Sopimus on laadittu suomeksi ja englanniksi. Suomenkielinen versio on ensisijainen, ja englanninkielinen versio on sen uskollinen käännös.

1. Osapuolet, roolit ja soveltaminen

• Rekisterinpitäjä on Palvelun tilannut yritys tai muu organisaatio, jäljempänä Asiakas.
• Käsittelijä on Enarra Oy (Enarra).
• Asiakas toimii rekisterinpitäjänä niiden henkilötietojen käsittelyssä, joiden käsittelyn tarkoitukset ja olennaiset keinot se määrittää Palvelun käyttöönottamiseksi ja käyttämiseksi. Enarra käsittelee näitä henkilötietoja Asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti käsittelijänä. Enarra toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä vain niissä käsittelytoimissa, joiden tarkoitukset ja olennaiset keinot Enarra määrittää itse, kuten omassa laskutuksessa, lakisääteisessä kirjanpidossa ja Palvelun tietoturvan toteuttamisessa siltä osin kuin nämä käyttötarkoitukset kuuluvat Enarralle. Osapuolet määrittelevät käsittelytoimien roolit tarkoituskohtaisesti alla olevan taulukon mukaisesti; tämä ehto ei muuta roolijakoa siltä osin kuin tosiasiallinen toiminta on muuta.

• Tämä sopimus koskee käsittelyä, jossa Enarra on käsittelijä. Käsittelystä, jossa Enarra on rekisterinpitäjä, kuten Asiakkaan yhteyshenkilön tiedoista, laskutuksesta ja käyttäjien Enarralle lähettämästä palautteesta ja vikailmoituksista, kerrotaan tietosuojaselosteessa.
• Enarran oma tietoturvakäsittely. Palvelun tietoturvan toteuttamiseksi Enarra käsittelee itsenäisenä rekisterinpitäjänä vain näitä tietoja: käyttäjätili ja sen kirjautumistavat, kirjautumistapahtumat ja istunnot, Enarran ylläpitoloki (Enarran henkilöstön toimet ja kohdan 9 poikkeuspääsyn istunnot), palvelimen tekniset lokit, palautuneiden sähköpostiosoitteiden estolista sekä korttien avausrivit silloin, kun Enarra selvittää niiden avulla oman Palvelunsa tietoturvapoikkeamaa. Tarkoitus on Palvelun suojaaminen, väärinkäytösten estäminen ja tietoturvapoikkeamien selvittäminen. Peruste on Enarran oikeutettu etu (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Säilytysajat ovat kohdissa 5 ja 17 sekä tietosuojaselosteen kohdassa 5. Haastattelujen, tietokorttien, osaamispakettien ja Kartoituksen sisältö sekä muu Asiakkaan sisältö ei koskaan ole Enarran omaa rekisterinpitoa: Enarra käsittelee sitä vain käsittelijänä tämän sopimuksen mukaisesti, myös kun se selvittää tietoturvapoikkeamaa.
• Verkkotilauksessa sopimus hyväksytään tilauksen yhteydessä. Muissa paketeissa se hyväksytään erikseen allekirjoitettavassa tilauksessa liitteineen. Henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa tämä sopimus on etusijalla käyttöehtoihin nähden. Allekirjoitetulla tilauksella voidaan poiketa tästä sopimuksesta vain, jos tilauksessa yksilöidään muutettava kohta. Jos osapuolet ovat allekirjoittaneet erillisen käsittelysopimuksen, sitä sovelletaan tämän sijaan.
• Sanoilla henkilötieto, käsittely, rekisterinpitäjä, käsittelijä, rekisteröity ja henkilötietojen tietoturvaloukkaus on sama merkitys kuin tietosuoja-asetuksessa.

2. Käsittelyn kohde, luonne ja tarkoitus

• Kohde: henkilötiedot, jotka Asiakas ja sen käyttäjät tallentavat Palveluun tai jotka syntyvät Palvelun käytössä.
• Luonne: tallentaminen, järjestäminen, hakeminen, puheen muuttaminen tekstiksi, tekoälyllä tehtävä käsittely (haastattelun tarkentavat kysymykset, siistityt ehdotukset haastateltavan vastauksista, korttiluonnokset, sisällön suodatus, hakuvektorit, Kysy-toiminnon vastaukset, osaamispakettien luonnokset ja Kartoitus-haastattelun pakettiehdotukset), riskin ja kattavuuden laskeminen, kannustinten pisteiden ja saavutusten laskeminen, Kartoituksen loppuraportin kokoaminen, sähköpostien lähettäminen, vienti, lokin pitäminen, varmuuskopiointi ja poistaminen.
• Tarkoitus: Palvelun tuottaminen Asiakkaalle: osaamisen katoamisen riskin tunnistaminen osaamisalueittain, osaamispaketit ja Kartoitus, asiantuntijoiden haastattelut, tietokortit, haku ja tekoälyn vastaukset julkaistuista korteista, kannustimet, kirjanpitäjän pääsy laskutukseen, muistutukset ja ilmoitukset, tietojen vienti, loki sekä Palvelun ylläpito, tuki ja suojaaminen. Palvelua ei käytetä työntekijöiden arviointiin eikä valvontaan (kohta 6 a).

3. Käsittelyn kesto

Käsittely kestää sopimuksen voimassaolon ajan ja sen jälkeen käyttöehtojen kohdan 12 a mukaisen siirtymäajan sekä kohdan 17 mukaisen vientiajan ja poiston ajan. Enarran velvollisuudet ovat voimassa niin kauan kuin se käsittelee Asiakkaan henkilötietoja.

4. Rekisteröidyt

• Asiakkaan käyttäjät: ylläpitäjät, esihenkilöt, asiantuntijat ja lukijat, yleensä Asiakkaan työntekijöitä tai muita sen lukuun työskenteleviä.
• Asiakkaan kutsuma kirjanpitäjä, myös Asiakkaan ulkopuolisen tilitoimiston henkilö.
• Avainhenkilöt, myös ne, joilla ei ole käyttäjätunnusta.
• Henkilöt, jotka mainitaan haastatteluissa tai tietokorteissa, kuten työtoverit ja toimittajien yhteyshenkilöt.
• Henkilöt, joiden tiedot Asiakas tuo Palveluun omista järjestelmistään, esimerkiksi HR-integraation kautta.

5. Henkilötiedot ja säilytysajat

• Hakuja ja Kysy-toiminnon kysymyksiä ei tallenneta eikä kirjata lokiin. Haku lasketaan vain kortin nimettömäksi lukukerraksi.
• Suodatettua sisältöä ei tallenneta. Suodatuksesta kirjataan vain päivä- ja syykohtainen lukumäärä organisaatiota kohden ilman henkilöä tai sisältöä. Jos tekoäly ei ole käytettävissä, sanalistojen läpäissyt haastatteluvastaus tai kortin muokkaus tallennetaan odottamaan tarkistusta (kohta 7).
• Erityiset henkilötietoryhmät ja työtoverit: Asiakas antaa ohjeen, ettei Palveluun tallenneta erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (tietosuoja-asetuksen 9 artikla), kuten terveystietoja, eikä rikostietoja (10 artikla), ellei Asiakas ole osoittanut käsittelylle laillista erityisperustetta. Enarra käyttää automaattisia ja tarvittaessa manuaalisia suojatoimia pyrkiäkseen tunnistamaan ja estämään erityisiä henkilötietoryhmiä, rikostietoja ja yksittäisiä työntekijöitä arvioivaa sisältöä. Suojatoimet eivät tunnista kaikkia tapauksia. Asiakkaan ja kortin hyväksyvän asiantuntijan on tarkistettava sisältö ennen julkaisua; korttiin ei saa sisällyttää tarpeettomia henkilötietoja tai lainvastaisesti käsiteltäviä tietoja. Enarra voi estää tai poistaa sisällön, jonka se perustellusti epäilee rikkovan näitä rajoituksia. Korttiluonnoksen hyväksyntänäkymä korostaa tekstistä tunnistetut nimet ja muut tunnisteet, ja asiantuntijan on vahvistettava kohdalla "Olen tarkistanut kortin" ennen kuin kortti julkaistaan, myös Teamsissa. Nimetty työtoveri korvataan kortissa tehtävänimikkeellä tai roolilla, kun nimi ei ole välttämätön ohjeen ymmärtämiseksi. Jos nimeä tarvitaan, Asiakas arvioi oikeusperusteen ja tiedonantovelvollisuuden ennen julkaisua (kohta 6 a).
• Varmuuskopiot: Enarra varmuuskopioi tietokannan joka yö. Varmuuskopiot salataan Enarran avaimilla ennen tallennusta ja säilytetään Helsingissä (UpCloud). Varmuuskopio poistuu viimeistään 36 päivän kuluttua sen ottamisesta, joten poistettu tieto poistuu varmuuskopioista viimeistään 36 päivän kuluessa. Tuotantoon on lisäksi suunniteltu salattu, lukittu kopio Pariisiin (Scaleway), jota ei voi muuttaa eikä poistaa ennen sen säilytysajan päättymistä ja joka poistuu samassa ajassa; se ei ole vielä käytössä. Tietokantapalvelu (UpCloud) säilyttää lisäksi omia varmuuskopioitaan; niiden sijainti ja säilytysaika vahvistetaan UpCloudilta kirjallisesti ennen kuin Asiakkaan tietoja käsitellään tuotannossa. Saneltu ääni ei sisälly varmuuskopioihin.

6. Asiakkaan ohjeet

• Enarra käsittelee henkilötietoja, myös siirtää niitä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, vain Asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, jollei Enarralla ole lakisääteistä velvollisuutta toimia toisin. Ohjeet ovat tämä sopimus, käyttöehdot, tilaus sekä Asiakkaan valinnat ja toimet Palvelussa, kuten käyttäjien ja kirjanpitäjän kutsut, sanelun käyttö, äänitteiden säilytysaika, kirjautumistavat, kannustinten käyttöönotto, Kartoitus, Teams-sovelluksen käyttöönotto ja HR-integraatiot. Ohjeisiin kuuluvat myös kohdan 7 periaatteet, kuten haastattelujen näkyvyys käyttöliittymässä vain haastateltavalle ja haastattelutekstien poisto kohdan 5 mukaisesti.
• Asiakas antaa lisäohjeet kirjallisesti ylläpitäjiensä kautta, ja Enarra säilyttää ne.
• Hyväksymällä tämän sopimuksen Asiakas antaa lisäksi ohjeen
  • kirjata korttien avaukset ja korttien ilmoitukset organisaation lokiin, jota käytetään vain tietoturvapoikkeamien selvittämiseen, ja toimittaa henkilön omat rivit hänelle kohdan 13 mukaisesti (kohta 10);
  • antaa viennissä korttikohtaiset luku- ja "hyödyllinen"-määrät kuukausisummina, joissa on vähintään kolme lukijapäivää, ilman lukijan tietoja (kohta 17);
  • laskea Palvelun käytöstä organisaatiokohtaisia lukumääriä, kuten avainhenkilöt, kortit, haastattelut ja tekoälykutsut, laskutusta, kapasiteettia ja tukea varten. Lukumäärissä ei ole tietoja yksittäisistä henkilöistä;
  • siirtää tietoja kohdan 12 mukaisesti.
• Jos EU:n tai Suomen laki velvoittaa Enarran muuhun käsittelyyn, Enarra ilmoittaa siitä Asiakkaalle ennen käsittelyä, ellei laki kiellä ilmoittamista.
• Jos Enarra katsoo ohjeen rikkovan tietosuojalainsäädäntöä, se ilmoittaa siitä Asiakkaalle viipymättä ja voi jättää ohjeen toteuttamatta, kunnes Asiakas vahvistaa tai muuttaa sen.

6 a. Asiakkaan vastuut rekisterinpitäjänä

Asiakas vastaa rekisterinpitäjänä siitä, että käsittely on lainmukaista. Enarra vastaa omista käsittelijän velvoitteistaan, eikä tämä kohta vapauta sitä niistä. Erityisesti Asiakas:

1. määrittelee käsittelyperusteen. Työntekijöiden tietojen käsittely perustuu yleensä Asiakkaan oikeutettuun etuun siirtää osaamista, ei työntekijän suostumukseen. Työelämän tietosuojalain 3 §:n tarpeellisuusvaatimuksesta ei voi poiketa suostumuksella;
2. tallentaa vain osaamisen siirron kannalta tarpeellisia tietoja. Lähtöpäiväksi kirjataan ensisijaisesti sovittu tai työntekijän itse kertoma lähtö, ja arvio merkitään arvioksi. Riskiä ei perusteta työntekijän ikään, terveyteen, oletettuun eläköitymiseen tai aikeisiin, eikä lähtöarviota käytetä henkilöstöpäätöksiin;
3. kertoo työntekijöille ja avainhenkilöille Palvelun käytöstä ennen käyttöönottoa (tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artikla): tarkoitus, kerättävät tiedot, kuka näkee mitä, säilytysajat ja se, ettei Palvelua käytetä suoriutumisen arviointiin. Enarra antaa tähän tarvittavat tiedot Palvelusta ja pyynnöstä henkilöstötiedotteen pohjan. Pohja on lähtöaineisto, jonka Asiakas mukauttaa omaan tarkoitukseensa, oikeusperusteeseensa, henkilöstöönsä, säilytysaikoihinsa ja menettelyihinsä;
4. käsittelee käyttöönoton henkilöstön kanssa lain edellyttämällä tavalla: vähintään 50 työntekijän yrityksessä yhteistoimintalain mukaisesti, myös muutosneuvotteluissa, jos käyttöönotto muuttaa olennaisesti työn järjestelyjä tai henkilöstön asemaa, 20–49 työntekijän yrityksessä yhteistoimintalain 7 a §:n mukaisessa vuoropuhelussa ja tarvittaessa 16 a §:n mukaisesti, sekä arvioi, koskeeko työelämän tietosuojalain 21 § sen käyttötapaa. Palvelu ei Enarran käsityksen mukaan ole työntekijöiden teknistä valvontaa, kun sitä käytetään sen käyttötarkoituksen mukaisesti, mutta arvio voi muuttua, jos Asiakas käyttää sitä työntekijöiden toiminnan seuraamiseen;
5. arvioi ennen tuotantokäyttöä, tarvitaanko tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi, ja tekee sen ennen käsittelyä, jos käsittely todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin. Enarran arvion mukaan se on yleensä tarpeen, koska Palvelussa käsitellään työntekijöiden tietoja tekoälyllä. Enarra antaa siihen lähtöaineiston (kohta 15), joka ei ole valmis vaikutustenarviointi;
6. ei käytä Palvelua eikä sen tietoja työntekijöiden valvontaan, yksilölliseen suoriutumisen pisteyttämiseen, vertailuun, tehtävien jakamiseen työntekijöiden käyttäytymisen tai henkilökohtaisten ominaisuuksien perusteella eikä työsuhdetta koskeviin päätöksiin (käyttöehtojen kohta 3 a). Palvelun omat kannustimet ovat sallittuja sellaisina kuin ne Palvelussa toimivat (käyttöehtojen kohta 3 b);
7. ohjeistaa asiantuntijoita kertomaan käytännöistä eikä yksittäisistä ihmisistä, käyttämään työtovereista tehtävänimikettä tai roolia ja olemaan tallentamatta terveyteen, ammattiliittoon kuulumiseen tai muihin erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, ja tarkistaa korttien sisällön kohdan 5 mukaisesti;
8. ratkaisee rekisteröityjen pyynnöt Enarran avustuksella (kohta 13);
9. ottaa huomioon, että Teams-sovelluksen keskusteluista jää kopio Asiakkaan Microsoft 365 -ympäristöön (kohta 11);
10. päättää, kuka on sen kirjanpitäjä, hallitsee tämän pääsyoikeuksia ja poistaa kirjanpitäjän, kun tämän tehtävä päättyy (käyttöehtojen kohta 7 a).

7. Käsittelyn periaatteet

Enarra on rakentanut Palvelun näiden periaatteiden mukaiseksi ja pitää ne voimassa:

• Ei työntekijöiden arviointia. Palvelussa ei ole toimintoja, jotka arvioivat tai vertailevat työntekijöitä tai pisteyttävät heitä työnantajalle. Riskitutka on kiinteä, sääntöpohjainen laskelma, joka arvioi osaamisalueen jatkuvuusriskiä, ei ihmisten suoriutumista.
• Haastattelu kuuluu haastateltavalle. Haastatteluteksti on käyttöliittymässä nähtävissä vain haastateltavalle. Ylläpitäjät ja esihenkilöt eivät näe vastauksia, päivämääriä eivätkä lukumääriä. Haastattelutekstit poistetaan kohdan 5 mukaisesti, viimeistään 30 päivän kuluttua haastattelun päättymisestä. Tämä näkyvyys ja poisto ovat Asiakkaan rekisterinpitäjänä antama dokumentoitu ohje, jonka Asiakas antaa hyväksymällä tämän sopimuksen. Ainoa poikkeus on kohdan 13 mukainen luovutus lakisääteisen velvoitteen perusteella. Enarran henkilöstön teknisestä pääsystä kerrotaan kohdassa 9.
• Julkaisu vain ihmisen hyväksynnällä. Tietokortti julkaistaan vasta, kun asiantuntija on tarkistanut ja hyväksynyt sen. Hyväksymätön kortti ei näy haussa eikä tekoälyn vastauksissa.
• Vastaukset lähteineen. Tekoäly vastaa vain julkaistujen korttien perusteella ja kertoo lähteen (asiantuntija ja päivämäärä).
• Suodatusta ei raportoida. Kirosanat poistetaan, ja loukkaava, asiaton tai epäselvä vastaus jätetään pois. Suodatettua sisältöä ei tallenneta eikä siitä raportoida työnantajalle. Kun Palvelu suodattaa vastauksen, se kertoo vastaajalle, miksi vastausta ei tallennettu (se näytti sisältävän kirosanoja, henkilötietoja, luottamuksellista tietoa tai käyttöehtojen vastaista sisältöä), ja neuvoo muotoilemaan vastauksen uudelleen tai pyytämään tarkistusta osoitteesta tuki@tarumo.fi. Ilmoitus ei paljasta suodatettua sisältöä työnantajalle. Jos tekoäly ei ole tarkistushetkellä käytettävissä, sanalistoilla tarkistettu haastatteluvastaus tai kortin muokkaus tallennetaan odottamaan tekoälyn tarkistusta. Odottavan vastauksen näkee vain haastateltava, eikä sitä käytetä korteissa, Kartoituksen pakettiehdotuksissa eikä tekoälyn kehotteissa ennen tarkistusta. Odottavaa korttia ei voi julkaista ennen tarkistusta. Jos tarkistus suodattaa vastauksen, sen teksti ja äänite poistetaan. Kortin ilmoituksen lisätietoa ei tallenneta lainkaan, jos tekoäly ei voi tarkistaa sitä.
• Kartoitus on vapaaehtoinen. Asiantuntija päättää itse, osallistuuko hän kartoitushaastatteluun. Ylläpitäjä tai esihenkilö näkee vain, että asiantuntija on kutsuttu. Valinta ei ole tietosuoja-asetuksen mukainen suostumus, vaan käsittely perustuu Asiakkaan käsittelyperusteeseen (kohta 6 a). Kartoituksen loppuraportissa on vain organisaatio- ja pakettitason lukuja, ja alle kolmen henkilön luvut näytetään muodossa "alle 3". Pienessä organisaatiossa luvuista voi silti päätellä jotain yksittäisistä ihmisistä, joten Asiakas käsittelee raporttia henkilötietona. Ladattu tai tulostettu raportti on Asiakkaan vastuulla.
• Kannustimet eivät ole arviointia. Kannustimet ovat organisaatiossa oletuksena pois päältä, ja jokainen voi kytkeä ne itseltään pois. Henkilökohtaiset pisteet, taso ja saavutukset näkyvät Palvelussa vain henkilölle itselleen. Ainoa poikkeus: jos Asiakas on liittänyt saavutukseen palkinnon, palkinnon myöntäjä saa tiedon saavutuksesta ja palkinnosta vain, jos henkilö hyväksyy sen. Muut käyttäjät, myös esihenkilöt, ylläpitäjät ja palkinnon myöntäjä, eivät näe henkilön pisteitä eivätkä tasoa, ja heille näytetään vain tiimitason tietoja. Pisteitä ja saavutuksia ei viedä HR- tai kehityskeskustelujärjestelmiin.
• Tietoa ei poisteta hiljaa. Toimintaperiaate on, että tietoa ei poisteta vaan korvataan: vanhentunut tai virheellinen kortti arkistoidaan, kun korjattu versio hyväksytään, ja versiohistoria säilyy. Periaatteesta poiketaan, kun laki, tietoturva tai rekisteröidyn oikeudet sitä edellyttävät. Käytöstä poistetut kortit käsitellään näin:
  1. Asiakkaan ylläpitäjä voi poistaa käytöstä kortin, jossa on loukkaavaa tekstiä, toisen ihmisen henkilötietoja tai luottamuksellista tietoa. Enarra voi myös asettaa riskialttiin kortin heti karanteeniin, kun se on tarpeen Palvelun turvallisuuden, lain tai toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi, ja pyytää Asiakkaalta päätöstä.
  2. Kortti poistuu heti hausta, tekoälyn vastauksista ja viennistä. Sen näkevät vain kortin asiantuntija ja ylläpitäjät.
  3. Asiantuntija saa tiedon sähköpostilla. Ilmoituksessa kerrotaan syy, ja asiantuntija voi julkaista korjatun version.
  4. Kun syy on toisen ihmisen henkilötiedot, kortin otsikko ja sisältö tyhjennetään heti, kun ylläpitäjä vahvistaa poiston. Kun syy on luottamuksellinen tieto tai liikesalaisuus, Asiakas valitsee, tyhjennetäänkö sisältö heti vai 30 päivän kuluttua. Rekisteröidyn pätevä poistopyyntö käsitellään ilman aiheetonta viivytystä (kohta 13). Loukkaavan tekstin vuoksi poistetun kortin sisältö säilyy piilotettuna.
  5. Tyhjennetystä kortista ei jää vanhaa sisältöä versiohistoriaan, vaan vain merkintä, jossa on syy ja päivä. Tyhjennys koskee myös kortin aiempia versioita, kortin ilmoitusten lisätietoja ja hakuindeksiä, ja kortin avoimet korjausluonnokset hylätään. Käytöstä poisto ja sisällön tyhjennys kirjataan lokiin ilman kortin sisältöä.
  Muita poikkeuksia ovat sopimuksen päättyminen ja rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen (kohdat 13 ja 17).

8. Tekoäly ja asiakkaan tiedot

• Enarra käyttää Asiakkaan tietoja vain Palvelun tuottamiseen. Enarra ei koskaan käytä Asiakkaan tietoja tekoälymallien kehittämiseen eikä koulutukseen, ei myöskään alla mainittuja vianselvitystietoja.
• Enarra on Palvelun tekoälyjärjestelmän tarjoaja ja Asiakas sen käyttöönottaja (käyttöehtojen kohta 3 a). Palvelun käyttötarkoitus ja kielletty käyttö on kuvattu käyttöehtojen kohdassa 3 a. Palvelu kertoo käyttäjälle, kun hän on vuorovaikutuksessa tekoälyn kanssa. Kysy-vastaukset, tarkentavat kysymykset ja korttiluonnokset merkitään näkyvästi ja koneluettavasti. Julkaistuissa tietokorteissa on tekoälysäädöksen 50 artiklan 2 kohdan mukainen koneluettava merkintä ja näkyvä maininta "Laadittu tekoälyn avulla, asiantuntijan hyväksymä". Palvelu ei tee henkilöistä yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä (tietosuoja-asetuksen 22 artikla). Riskitutka on kiinteä, sääntöpohjainen laskelma osaamisen katoamisen riskistä, ei arvio henkilöstä, eikä se käytä ikää.
• Tekoälymallit ja puheentunnistus ovat Scaleway SAS:n Generative APIs -palvelua Pariisissa. Scalewayn tietosuojaehtojen mukaan Scaleway ei kerää, lue, käytä uudelleen eikä analysoi kehotteiden eikä vastausten sisältöä eikä käytä niitä mallien koulutukseen tai parantamiseen, eikä mallien tekijöillä ole pääsyä niihin. Poikkeukset: jos pyyntö aiheuttaa virheen tai vaikuttaa väärinkäytöltä, Scaleway voi tallentaa pyynnön koko sisällön ja käsitellä sitä enintään kaksi viikkoa vian tai väärinkäytön selvittämiseksi. Lisäksi Scaleway säilyttää Palvelun käytöstä nimettömiä käyttötietoja kuusi kuukautta. Enarra on pyytänyt Scalewaylta sitovaa tietoa siitä, mitä virhe- ja väärinkäyttötilanteissa säilyy, kuka pääsee tietoihin ja voiko ne poistaa; kunnes tieto on saatu, tämä kohta kuvaa Scalewayn julkaisemia ehtoja.
• Tekoäly saa vain kulloinkin tarvittavat tiedot:
  • haastattelussa ja Kartoitus-haastattelussa kysymykset ja vastaukset, osaamisalueen ja osa-alueen nimet sekä osaamispaketin sisältö;
  • siistityssä ehdotuksessa haastateltavan oma vastaus (haastateltava voi kytkeä ehdotukset pois);
  • korttiluonnoksessa haastattelun kysymykset ja tarkistetut vastaukset sekä osaamispaketin sisältö;
  • sisällön suodatuksessa haastatteluvastaus, kortin luonnos ja asiantuntijan muokkaukset, kortin ilmoituksen lisätieto sekä ylläpitäjien ja esihenkilöiden kirjoittamat osaamispakettien tekstit;
  • osaamispaketin luonnoksessa ala, rooli ja ylläpitäjän kirjoittamat lisätiedot sekä pohjana käytetty paketti;
  • Kartoituksen pakettiehdotuksessa osa-alue, asiantuntijan tarkistetut vastaukset ja ehdokaspakettien nimet;
  • Kysy-toiminnossa kysymys ja osuvimpien julkaistujen korttien otsikot, ohjeet, lähteet ja päivämäärät. Korttien ilmoitusten lisätietoja ei lähetetä tekoälylle; vanhentuneeksi tai virheelliseksi ilmoitetun kortin varoitus näytetään vastauksen vieressä;
  • hakuvektoreita varten julkaistujen korttien teksti ja Kysy-toiminnon kysymys.
  Haastattelujen tekstit eivät koskaan päädy hakuun eikä Kysy-toiminnon vastauksiin.

9. Luottamuksellisuus ja Enarran henkilöstön pääsy

• Enarra varmistaa, että henkilötietoja käsittelevät vain ne Enarran henkilöt, jotka tarvitsevat niitä Palvelun tuottamiseen, ylläpitoon tai tukeen, ja että he ovat sitoutuneet kirjallisesti salassapitoon tai heitä koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus.
• Enarran henkilöstön pääsy Asiakkaan tietoihin on rajattu tehtävien edellyttämään vähimmäistasoon. Enarran ylläpitopaneelissa näkyy organisaatioista vain lukumääriä ja tiloja, ei Asiakkaan sisältöä eikä käyttäjien nimiä.
• Haastattelutekstit eivät ole nähtävissä tavanomaisissa ylläpitotyökaluissa: ne on rajattu teknisesti niin, että ylläpitopaneeli, ylläpidon komentorivi ja ajastetut työt eivät pääse niihin. Teknisillä pääkäyttäjäoikeuksilla (tietokannan omistajatunnus, palvelimen pääkäyttäjäoikeus ja varmuuskopioiden avaimet, jotka on vain kahdella perustajalla) voi kuitenkin olla mahdollisuus päästä palvelimella tai varmuuskopioissa säilyviin tietoihin, myös haastattelujen teksteihin ja äänitteisiin.
• Poikkeuspääsy sallitaan vain dokumentoidusta syystä: tietoturva, Palvelun toiminta, lakisääteinen velvoite tai toimi, jota Asiakas on pyytänyt (esimerkiksi rekisteröidyn pyyntö, kohta 13). Se tehdään rajatuksi ajaksi ja nimetylle henkilölle. Jokainen poikkeuspääsy kirjataan istuntona, johon merkitään syy, Asiakas, tekijä, alku ja loppu sekä tehdyt toimet, ja toinen perustajista tarkistaa jokaisen istunnon jälkikäteen. Kirjaus on menettely eikä tekninen este: tietokannan omistajatunnus ja palvelimen pääkäyttäjä voivat teknisesti ohittaa sen. Haastattelutekstit luetaan vain kohdan 13 mukaisessa luovutuksessa, jota varten rajaus puretaan erikseen ja luovutus kirjataan. Haastattelutekstit poistetaan viimeistään ilmoitetun säilytysajan päättyessä; varmuuskopioissa olevat kopiot poistuvat viimeistään 36 päivän kuluttua.
• Kun Enarran tuki kutsuu Asiakkaalle uuden ensimmäisen ylläpitäjän, koska Asiakkaalla ei ole toimivaa ylläpitäjää, Asiakkaan yhteyshenkilö saa siitä sähköpostin. Jos yhteyshenkilön osoite on vaihtunut 30 päivän sisällä, viesti lähetetään myös edelliseen osoitteeseen. Kutsu ja viestin lähetys kirjataan Enarran lokiin. Näin Asiakas huomaa tuen kautta tehdyn luvattoman pääsyyrityksen ja voi pyytää kutsun perumista.

10. Tietoturva

Enarra toteuttaa tietosuoja-asetuksen 32 artiklan mukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet. Ne kuvataan tarkemmin liitteessä 1 (Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet), joka annetaan allekirjoitettavan sopimuksen liitteenä. Liitteessä erotetaan käytössä olevat toimenpiteet niistä, jotka otetaan käyttöön ennen kuin Asiakkaan tietoja käsitellään tuotannossa. Keskeiset toimenpiteet:

• Asiakkaiden erottelu: jokainen tietorivi kuuluu yhdelle organisaatiolle, ja PostgreSQL-tietokannan rivitason suojaus (RLS) estää näkemästä tai muuttamasta muiden organisaatioiden tietoja. Erottelua tarkistetaan automaattisilla testeillä jokaisessa muutoksessa. Kirjanpitäjällä on oma, erillinen pääsy, joka näkee vain laskutuksen.
• Salaus siirrossa: yhteydet Palveluun ja tietokantaan ovat salattuja (TLS).
• Salaus levossa: Enarran omat varmuuskopiot salataan Enarran avaimilla ennen tallennusta. Tietokannan ja palvelinten levyjen salaus levossa vahvistetaan UpCloudilta kirjallisesti ja otetaan käyttöön ennen kuin Asiakkaan tietoja käsitellään tuotannossa.
• Pääsynhallinta: roolit (ylläpitäjä, esihenkilö, asiantuntija, lukija) ja vähimpien oikeuksien periaate myös tietokannan rooleissa. Kirjautuminen sähköpostilinkillä tai -koodilla tai Microsoft- tai Google-tilillä. Enarran ylläpitopaneeliin pääsee vain kaksivaiheisella tunnistuksella ja palvelimille vain henkilökohtaisilla SSH-avaimilla. Ylläpidon komentorivin komennot, jotka muuttavat tietoja, vaativat lisäksi tuoreen kaksivaiheisen tunnistuksen koodin. Enarran henkilöstön poikkeuspääsy on kuvattu kohdassa 9.
• Loki: Palvelu kirjaa, mitä katsotaan, muutetaan, hyväksytään ja viedään. Asiakkaan ylläpitäjät näkevät lokin ja voivat viedä sen, lukuun ottamatta korttien avauksia ja korttien ilmoituksia. Niitä rivejä ei näe yksikään sovelluksen rooli, ei ylläpitäjäkään, jotta loki ei kertoisi, kuka luki tai ilmoitti mitäkin. Niitä käytetään vain tietoturvapoikkeamien selvittämiseen Asiakkaan ohjeen mukaisesti (kohta 6) tai Enarran oman Palvelun tietoturvan selvittämiseen (kohta 1), ja henkilön omat rivit toimitetaan vain hänelle itselleen (kohta 13). Lokia ei voi muuttaa jälkikäteen.
• Varmuuskopiot ja palautus: testiympäristön tietokanta varmuuskopioidaan joka yö salattuna Helsinkiin, ja palautus testataan automaattisesti kuukausittain. Tuotantoon on suunniteltu sama yöllinen varmuuskopio ja kuukausittainen palautustesti sekä salattu, lukittu kopio Pariisiin. Ne otetaan käyttöön tuotannon pystytyksessä ennen kuin Asiakkaan tietoja käsitellään.
• Ympäristöt: testiympäristössä ei käsitellä Asiakkaan tietoja.
• Poikkeamat: Enarra kirjaa tietoturvapoikkeamat, selvittää niiden laajuuden ja ilmoittaa Asiakkaalle kohdan 14 mukaisesti.
• Tietojen minimointi: lyhyet säilytysajat (kohta 5), suodatetun sisällön hylkääminen ja hakujen tallentamatta jättäminen.
• Integraatioiden tunnukset tallennetaan salattuina, eikä tietokanta näe salausavainta.
• Haavoittuvuudet: Enarra ottaa vastaan haavoittuvuusilmoituksia osoitteessa security@tarumo.fi. Menettely on kuvattu sivulla tarumo.fi/tietoturva ja tiedostossa tarumo.fi/.well-known/security.txt.

Enarra voi päivittää toimenpiteitä, kunhan suojaustaso ei heikkene.

11. Alikäsittelijät

Asiakas antaa Enarralle yleisen luvan käyttää alla lueteltuja alikäsittelijöitä. Enarra sitoo ne kirjallisesti samoihin tietosuojavelvoitteisiin kuin tässä sopimuksessa ja vastaa niiden toiminnasta kuin omastaan. Enarra tekee alikäsittelijäsopimukset Enarra Oy:n nimissä ja arkistoi ne ennen kuin ensimmäisen asiakkaan henkilötietoja käsitellään. Palvelu on pilottivaiheessa, eikä tuotantoympäristöä ole vielä pystytetty.

• Asiakkaan itse valitsemat palvelut eivät ole Enarran alikäsittelijöitä: Microsoft Entra ID- ja Google-kirjautuminen sekä käyttäjien synkronointi (SCIM), joissa tunnistautuminen tapahtuu Asiakkaan tai käyttäjän omassa tilissä palveluntarjoajan ehtojen mukaisesti, HR-järjestelmät, joista Asiakas tuo tietoja, ja Asiakkaan oma Microsoft 365 -ympäristö. Enarra käsittelee näistä saamiaan tietoja tämän sopimuksen mukaisesti.
• Stripe käsittelisi vain Enarran omia asiakas- ja laskutustietoja, joten se ei ole tämän sopimuksen alikäsittelijä. Stripeä ei ole vielä otettu käyttöön. Siitä kerrotaan tietosuojaselosteessa.
• Muutokset: Enarra ilmoittaa uudesta tai vaihtuvasta alikäsittelijästä Asiakkaan ylläpitäjille sähköpostilla ja tällä sivulla vähintään 30 päivää etukäteen. Ilmoituksessa kerrotaan alikäsittelijän nimi, tehtävä, käsiteltävät tiedot, sijainti ja siirtojen peruste. Asiakas voi vastustaa muutosta perustellusta tietosuojasyystä tänä aikana. Jos asiaa ei saada ratkaistua, Asiakas voi irtisanoa sopimuksen päättymään ennen muutosta, ja etukäteen maksetun kauden käyttämätön osa hyvitetään.
• Pyynnöstä Enarra antaa tiedot alikäsittelijöiden omista alihankkijoista siltä osin kuin ne ovat sen saatavilla sekä jäljennöksen alikäsittelijän tietosuojaehdoista. Liikesalaisuudet voidaan peittää. Enarra ilmoittaa Asiakkaalle, jos alikäsittelijä laiminlyö tietosuojavelvoitteensa.
• Teams: Teams-sovellus ei ole oletuksena käytössä, vaan Asiakkaan ylläpitäjä päättää, otetaanko se käyttöön. Kun Palvelu liitetään Asiakkaan Teamsiin, Microsoft käsittelee viestit Asiakkaan ja Microsoftin välisen sopimuksen mukaisesti. Keskustelusta jää kopio Asiakkaan Microsoft 365 -ympäristöön, jossa Asiakkaan ylläpitäjät voivat ehkä päästä siihen käsiksi, esimerkiksi eDiscovery-haulla. Kopioon jää myös teksti, jonka Palvelu suodattaa pois. Enarra ei vastaa näistä tiedoista eikä voi poistaa niitä sieltä rekisteröidyn poistopyynnön perusteella. Asiakkaan kannattaa ottaa tämä huomioon omissa tietosuojakäytännöissään. Palvelu kertoo kopiosta käyttäjälle ennen ensimmäistä haastatteluvastausta Teamsissa.

12. Tietojen sijainti ja siirrot

• Palvelun tiedot tallennetaan EU:ssa: palvelimet, tietokanta, varmuuskopiot ja äänitteet Suomessa sekä tekoäly, puheentunnistus ja sähköpostien lähetys Ranskassa. Tuotantoon suunniteltu varmuuskopioiden lukittu kopio sijaitsee Ranskassa. Tiedot ovat myös sivulla tarumo.fi/tietojen-sijainti.
• EU-datakeskus ei yksin ratkaise siirtokysymystä. Seuraavat ovat siirtoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, ja Asiakas antaa tällä sopimuksella ohjeen niihin:
  • Zohon tekninen tuki voi päästä Enarran postilaatikoiden tietoihin Intiasta. Enarran sopimusosapuoli on Zoho Corporation B.V. (Alankomaat), ja siirto perustuu sen ja intialaisen Zoho Corporation Pvt. Ltd:n välisiin EU:n vakiosopimuslausekkeisiin. Enarra on laatinut siitä siirtovaikutusten arvioinnin luonnoksen, ja Zohon käsittelysopimus tehdään Enarra Oy:n nimissä ennen ensimmäistä asiakasta. Asiakasta pyydetään olemaan lähettämättä tukiviesteissä tarpeettomia henkilötietoja.
  • Microsoftin Teams-palvelut, vain jos Asiakas ottaa sovelluksen käyttöön (kohta 11).
• Muuten Enarra ei siirrä Asiakkaan henkilötietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Uusi siirto on kohdan 19 mukainen muutos, ja se tehdään vain komission riittävyyspäätöksen tai vakiosopimuslausekkeiden ja tarvittavien lisätoimien perusteella. Asiakas saa pyynnöstä jäljennöksen käytetyistä vakiosopimuslausekkeista.
• Jos Asiakas ottaa käyttöön Microsoft- tai Google-kirjautumisen, nämä palveluntarjoajat ovat Asiakkaan omia palveluntarjoajia ja käsittelevät kirjautumistietoja omien ehtojensa mukaisesti.

13. Rekisteröityjen oikeudet

• Asiakas ratkaisee rekisteröityjen pyynnöt. Enarra auttaa Asiakasta vastaamaan niihin (pääsy tietoihin, oikaisu, poisto, käsittelyn rajoittaminen, siirto ja vastustaminen). Palvelussa on siihen työkalut, kuten vienti, korttien korjaaminen ja käyttäjän poistaminen organisaatiosta. Enarra antaa avun viimeistään viiden arkipäivän kuluessa Asiakkaan pyynnöstä, jotta Asiakas ehtii vastata rekisteröidylle säädetyssä ajassa.
• Henkilön omat korttien avaus- ja ilmoitusrivit: kun rekisteröity pyytää pääsyä tietoihinsa, Asiakas ohjaa pyynnön Enarralle kirjallisesti osoitteeseen tietosuoja@tarumo.fi. Enarra tarkistaa pyytäjän henkilöllisyyden ja pyynnön laajuuden, toimittaa henkilön omat rivit suojatulla tavalla suoraan hänelle ja kirjaa luovutuksen. Asiakkaalle Enarra ilmoittaa vain, että pyyntö on toteutettu, ilman rivien sisältöä. Enarra ei itse ratkaise Asiakkaan puolesta, mitä oikeuksia sovelletaan tai sisältävätkö tiedot muiden henkilöiden suojattavia tietoja.
• Asiakkaan pyynnöstä Enarra poistaa yksittäisen henkilön tiedot: hänen haastattelujensa tekstit, äänitteet ja hyväksymättömät luonnokset poistetaan, ja hänen käyttäjätilinsä nimi ja sähköpostiosoite poistetaan, kun hän ei ole muiden organisaatioiden käyttäjä. Varmuuskopioista tiedot poistuvat kohdan 5 mukaisesti. Asiakas päättää samalla, jäävätkö henkilön julkaisemat kortit hänen nimellään vai muutetaanko lähteeksi "Entinen asiantuntija".
• Pätevä poistopyyntö käsitellään ilman aiheetonta viivytystä. Tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa on poikkeuksia, ja Asiakas arvioi niiden soveltumisen. Kortin sisällön tyhjentämisestä kerrotaan kohdassa 7.
• Haastattelujen tekstit ja äänitteet ovat käyttöliittymässä vain haastateltavan nähtävissä (kohta 7). Henkilö näkee ne itse Palvelussa niiden säilytysajan ja voi ladata omat haastattelutekstinsä. Enarra ei luovuta niitä Asiakkaalle muuten kuin seuraavan kohdan mukaisesti.
• Luovutus lakisääteisen velvoitteen perusteella. Enarra voi luovuttaa vielä tallessa olevia haastattelujen tekstejä tai äänitteitä Asiakkaalle vain Asiakkaan kirjallisesta ja perustellusta pyynnöstä ja vain, jos Asiakkaan lakisääteiset tai työoikeudelliset velvoitteet sitä välttämättä edellyttävät, esimerkiksi viranomaisen tutkinnassa. Enarra luovuttaa niitä viranomaiselle, kun laki tai viranomaisen määräys sitä edellyttää. Kummassakin tapauksessa:
  • luovutetaan vain se, mikä on välttämätöntä;
  • Enarra kertoo luovutuksesta haastateltavalle, ellei laki kiellä sitä;
  • jokainen luovutus kirjataan lokiin;
  • jo poistettuja tietoja ei voi luovuttaa: haastattelutekstit poistetaan viimeistään 30 päivän kuluttua haastattelun päättymisestä ja äänitteet kohdan 5 mukaisesti;
  • sisällön suodatuksen poistamaa sisältöä ei koskaan tallenneta, joten sitä ei voi luovuttaa.
• Jos rekisteröity ottaa yhteyttä suoraan Enarraan, Enarra ohjaa pyynnön Asiakkaalle viipymättä eikä vastaa siihen itse ilman Asiakkaan ohjetta.
• Apu on maksutonta, ellei pyyntöjä ole poikkeuksellisen paljon.

14. Tietoturvaloukkaukset ja -häiriöt

• Enarra ilmoittaa Asiakkaalle jokaisesta Asiakkaan henkilötietoja koskevasta tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 24 tunnin kuluessa siitä, kun Enarra on tullut tietoiseksi loukkauksesta tai perustellusta epäilystä, että sellainen on tapahtunut. Ilmoitus tehdään riippumatta siitä, arvioiko Enarra loukkauksesta aiheutuvan riskiä. Samassa ajassa Enarra ilmoittaa tietoturvahäiriöstä, joka vaikuttaa olennaisesti Asiakkaan tietoihin tai Palvelun saatavuuteen.
• Ensimmäinen ilmoitus voi olla alustava. Enarra täydentää sitä heti, kun tiedot varmistuvat. Ilmoitus lähetetään Asiakkaan nimeämälle yhteyshenkilölle ja ylläpitäjille. Siinä kerrotaan ainakin, mitä tapahtui, mitä tietoryhmiä ja keitä se koskee ja kuinka paljon, Enarran yhteyshenkilö, todennäköiset seuraukset ja mitä Enarra on tehnyt tai tekee.
• Enarralla on kirjallinen tietoturvaloukkausten käsittelymenettely, jossa on sovittu vastuut, havaitseminen, arviointi, ilmoittaminen ja kirjaaminen. Tietoturvaan liittyvät ilmoitukset Enarralle lähetetään tietoturvailmoitusten yhteyspisteeseen security@tarumo.fi (kohta 20).
• Asiakas vastaa ilmoituksesta tietosuojavaltuutetulle ja rekisteröidyille. Enarra ei ilmoita niille Asiakkaan puolesta ilman Asiakkaan ohjetta, ellei laki sitä edellytä. Enarra auttaa Asiakasta tarvittavilla tiedoilla, kirjaa loukkaukset ja antaa kirjauksen Asiakkaalle.

15. Vaikutustenarviointi ja ennakkokuuleminen

Enarra antaa Asiakkaalle pyynnöstä maksutta vaikutustenarvioinnin lähtöaineiston: käsittelyn kuvauksen, tietovirrat, säilytysajat, alikäsittelijät, siirrot, tietoturvatoimenpiteet ja tunnistetut riskit lieventämiskeinoineen. Aineisto ei ole valmis vaikutustenarviointi: Asiakas mukauttaa sen omaan tarkoitukseensa, oikeusperusteeseensa, henkilöstöönsä, säilytysaikoihinsa ja menettelyihinsä ja vastaa arvioinnista. Enarra päivittää aineiston, kun Palvelu muuttuu olennaisesti, ja antaa tiedot myös mahdollista ennakkokuulemista varten (tietosuoja-asetuksen 35 ja 36 artikla).

16. Auditoinnit

• Enarra antaa Asiakkaalle tiedot, jotka osoittavat tämän sopimuksen ja 28 artiklan velvoitteiden noudattamisen. Ensisijaisesti tämä tehdään kirjallisesti, esimerkiksi vastaamalla Asiakkaan tietoturvakyselyyn. Enarra antaa pyynnöstä myös alikäsittelijöidensä tietoturvasertifikaatit ja -raportit siltä osin kuin ne ovat sen saatavilla. Ulkoista tietoturvatestausta ei ole tehty pilottivaiheessa; Enarra kertoo pyynnöstä tekemistään sisäisistä katselmuksista.
• Asiakas voi lisäksi auditoida käsittelyn kerran vuodessa ilmoittamalla siitä 30 päivää etukäteen, tai heti, jos sille on erityinen syy, kuten tietoturvaloukkaus. Auditoinnin tekee Asiakas tai sen valitsema riippumaton, salassapitoon sitoutunut tarkastaja. Asiakas vastaa omista kustannuksistaan.
• Kirjalliset vastaukset ja vastaaminen kohtuulliseen, tavanomaiseen tietoturvakyselyyn ovat maksuttomia. Jos auditointi vaatii Enarralta huomattavaa työtä, Enarra voi laskuttaa avustamisestaan tavanomaisten tuntihintojensa mukaan, paitsi jos auditointi paljastaa olennaisia puutteita Enarran käsittelyssä.
• Auditointi ei saa vaarantaa muiden asiakkaiden tietoja tai Palvelun tietoturvaa. Viranomaisen tarkastusoikeus on voimassa aina.

17. Tietojen palautus ja poisto sopimuksen päättyessä

• Henkilötietojen käsittelyn päättyessä Enarra Asiakkaan valinnan mukaan palauttaa henkilötiedot tai poistaa ne ja poistaa olemassa olevat jäljennökset, ellei unionin tai jäsenvaltion laki edellytä säilyttämistä (tietosuoja-asetuksen 28 artiklan 3 kohdan g alakohta). Palautus tehdään viennillä. Vietävät tiedot ja viennin ulkopuolelle jäävät tiedot ovat samat kuin käyttöehtojen kohdassa 9, ja ne luetellaan alla.
• Sopimuksen päättyessä tai Asiakkaan pyytäessä vaihtamista Enarra antaa Asiakkaan käyttöön sopimuksessa ja ajantasaisessa vientimäärityksessä luetellut siirrettävissä olevat tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Vientimääritys yksilöi siirrettävät tietoluokat, formaatit, rakenteet, tekniset rajoitukset ja noutomenettelyn.
• Asiakkaalla on sopimuksen päätyttyä vähintään 30 päivän vientiaika. Jos Asiakas on pyytänyt vaihtoa toiseen palveluun tai tietojen siirtoa, Palvelu jatkuu ensin 30 päivän siirtymäajan, ja vientiaika alkaa vasta sen jälkeen (käyttöehtojen kohta 12 a).
• Tietosuoja-asetuksen mukainen poisto, datasäädöksen mukainen vienti ja työntekijän oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa ovat eri asioita. Ne on sovitettu yhteen tietoluokittain alla olevassa taulukossa ja kohdassa 13.

Vietävät tiedot

Asiakkaan ylläpitäjät voivat viedä itse palvelussa:

• julkaistut tietokortit ja niiden arkistoidut versiot lähteineen (asiantuntija tai "Entinen asiantuntija" ja päivämäärät) sekä korttien varoitukset vanhentuneesta tai virheellisestä tiedosta ilman ilmoittajan tietoja, Markdown- ja JSON-muodossa;
• organisaation lokin CSV-muodossa (enintään 10 000 uusinta tapahtumaa), lukuun ottamatta korttien avauksia ja korttien ilmoituksia;
• Kartoituksen loppuraportin Markdown-muodossa, jos Asiakkaalla on ollut Kartoitus;
• laskut PDF-tiedostoina niin kauan kuin ne ovat palvelussa: laskulla maksavat Asiakkaat palvelun laskuluettelosta ja kortilla maksavat Stripen maksuportaalista. Myös kirjanpitäjä voi ladata ne.

Lisäksi ylläpitäjät voivat ladata itse palvelun Organisaatio-sivulta yhtenä ZIP-tiedostona JSON-muodossa julkaistut tietokortit ja seuraavat tiedot. Jos ylläpitäjä ei voi ladata niitä, esimerkiksi koska organisaatiolla ei ole enää ylläpitäjää, joka pääsee palveluun, Enarra toimittaa ne pyynnöstä JSON-muodossa viimeistään 14 päivän kuluessa:

• avainhenkilöt ja heidän osaamisalueensa: lähtöpäivä ja sen vahvistus, kriittisyys, ainoa osaaja, seuraaja ja kytkentä osaamispakettiin;
• Asiakkaan omat osaamispaketit ja Asiakkaan muutokset Enarran paketteihin versioineen sekä asiantuntijoiden lähettämät Kartoituksen pakettiehdotukset;
• kattavuuden osaamisalueittain ja osa-alueittain;
• käyttäjät ja heidän roolinsa, kirjanpitäjän, tiimit, tiimien haasteet, palkintojen asetukset ja organisaation muut asetukset;
• organisaation koko loki, lukuun ottamatta korttien avauksia ja korttien ilmoituksia;
• korttien lukukerrat ja "hyödyllinen"-merkinnät korttikohtaisina kuukausisummina ilman tietoa lukijoista tai kortin kirjoittajasta. Mukana ovat vain päättyneet kalenterikuukaudet, joilla kortilla on vähintään kolme lukijapäivää; muita kuukausia ei anneta eikä niiden lukuja siirretä muihin kuukausiin. Lukukerrat lasketaan päiväkohtaisesti, ja sama lukija pyritään laskemaan kortille kerran päivässä. Annetun kuukauden lukukerrat eivät muutu, mutta "hyödyllinen"-merkintöjen määrä voi pienentyä, jos merkintä perutaan tai käyttäjän tiedot poistetaan, ja kortti poistuu tiedostosta, kun se korjataan tai poistetaan käytöstä.

Vietävien tiedostojen rakenne ja muodot on kuvattu sivulla tarumo.fi/vienti. Sopimukseen sovelletaan sitä vientisivun versiota, joka on arkistoitu samalla versiotunnisteella kuin Asiakkaan hyväksymät käyttöehdot. Jos pyyntö tehdään vienti- tai noutoajan kuluessa, Enarra toimittaa tiedot, vaikka toimitus osuisi ajan päättymisen jälkeen, eikä poista niitä ennen toimitusta.

Viennin ulkopuolelle jäävät tiedot ja perusteet

Seuraavat tietoluokat jäävät Asiakkaan viennin ulkopuolelle. Rajaus ei estä vaihtamista: organisaation käyttöön tarkoitettu sisältö siirtyy julkaistuina tietokortteina ja edellä lueteltuina tietoina.

Poisto

• Vientiajan jälkeen Enarra poistaa Asiakkaan henkilötiedot pysyvästi viimeistään 30 päivän kuluessa ja vahvistaa poiston pyynnöstä kirjallisesti, ellei niiden säilyttäminen ole tarpeen pakottavan lain tai oikeudellisten vaatimusten vuoksi. Salatuista varmuuskopioista ne poistuvat viimeistään 36 päivän kuluttua poistosta.
• Haastattelujen tekstit, äänitteet ja hyväksymättömät luonnokset poistetaan palauttamatta Asiakkaalle, koska ne on tarkoitettu vain haastateltavalle ja ne poistetaan muutenkin lyhyen ajan kuluttua. Haastateltava voi ladata omat tekstinsä ennen poistoa.
• Sopimuksen päättyessä Enarra pyytää Scalewayta poistamaan Asiakkaan käyttäjille lähetettyjen sähköpostien metatiedot. Scalewayn mahdollisuutta poistaa ne pyynnöstä ei ole vielä vahvistettu.
• Enarra säilyttää vain sen, mitä laki edellyttää tai mikä on Enarran omaa rekisterinpitoa:
  • Enarran omaan kirjanpitoon kuuluvat laskut, tositteet ja laskutustiedot kirjanpitolain ja arvonlisäverolain mukaiset säilytysajat, käytännössä vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta (tilinpäätös ja tililuettelo kymmenen vuotta). Kirjanpito tehdään Enarran omassa kirjanpitojärjestelmässä, jonka palvelin on UpCloudilla Suomessa. Laskuissa on laskutusyhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot;
  • organisaation nimen ja tunnuksen sekä tiedon poistosta;
  • Enarran oman ylläpitolokin: laskutukseen, maksuihin, laskuasiakirjoihin ja kirjanpitoaineiston luovutukseen liittyvät merkinnät 6 vuotta, tekniset virhetapahtumat 180 päivää ja muut merkinnät, kuten ylläpitäjien katselut ja kirjautumiset, 24 kuukautta. Poikkeuspääsyn istunnot ja tarkistukset sekä niiden perusteella tehdyt toimitukset ja luovutukset (kohdat 9 ja 13) säilytetään 6 vuotta, koska ne osoittavat, miten Asiakkaan tietoihin on päästy. Lokista kerrotaan tietosuojaselosteessa;
  • poistojen kirjanpidon (tunnisteet ilman nimiä ja osoitteita) enintään 40 päivää, jotta poisto voidaan toistaa, jos tietokanta palautetaan varmuuskopiosta;
  • palautuneiden sähköpostiosoitteiden estolistan, jossa osoitteesta on vain avainnettu tiiviste ja peitetty vihje.
• Palvelun laskuluettelon PDF-kopiot poistetaan organisaation mukana. Asiakas säilyttää ostolaskunsa omassa kirjanpidossaan.

18. Vastuu

• Kumpikin osapuoli vastaa rekisteröidyille tietosuoja-asetuksen 82 artiklan mukaisesti. Tämän sopimuksen vastuuta koskevat rajoitukset eivät rajoita kolmannen osapuolen, mukaan lukien rekisteröidyn, pakottavaan lakiin perustuvia oikeuksia. Sopijapuolten keskinäinen vastuu ja mahdollinen takautumisoikeus määräytyvät tämän sopimuksen ja sovellettavan lain mukaan. Kumpikin osapuoli vastaa itse sille määrätyistä hallinnollisista seuraamusmaksuista.
• Osapuolten välillä sovelletaan käyttöehtojen kohdan 14 vastuunrajoituksia, jotka ovat seuraavat. Rajoitukset ovat molemmille osapuolille samat ja koskevat sopimukseen perustuvia vahingonkorvausvaatimuksia. Maksut ovat arvonlisäverottomia maksuja, jotka Asiakas on maksanut tai joiden maksu on erääntynyt Palvelusta vastuun perustavaa tapahtumaa edeltäneiden 12 kuukauden aikana. Jos asiakassuhde on kestänyt alle 12 kuukautta, maksuja ovat siihen mennessä maksetut tai erääntyneet maksut. Maksuihin luetaan kuukausimaksut, lisäavainhenkilöiden maksut ja kertamaksut (kuten pilotin kartoitus tai Kartoitus) sellaisina kuin ne on tosiasiallisesti laskutettu alennusten ja hyvitysten jälkeen.
• Yleinen enimmäismäärä: kummankin osapuolen vastuu on sopimusvuotta kohden yhteensä enintään maksujen määrä, kuitenkin vähintään 5 000 euroa. Kertamaksullisessa paketissa (Siirto ja Kartoitus) enimmäismäärä on arvonlisäveroton kertamaksu, kuitenkin vähintään 5 000 euroa.
• Tietosuoja ja luottamuksellisuus: vastuuseen, joka johtuu henkilötietojen käsittelyä koskevien velvoitteiden (tietosuojalainsäädäntö ja tämä sopimus) tai luottamuksellisuusvelvoitteen rikkomisesta, sovelletaan yleisen enimmäismäärän sijaan erillistä enimmäismäärää. Se on sopimusvuotta kohden kolme kertaa yleisen enimmäismäärän perusteena olevat maksut tai 15 000 euroa, sen mukaan, kumpi on suurempi.
• Erillisen enimmäismäärän piiriin kuuluvat välittöminä vahinkoina myös korvaukset, jotka osapuoli on maksanut rekisteröidyille 82 artiklan nojalla toisen osapuolen vastuulla olevan rikkomuksen vuoksi ja jotka se vaatii takaisin 82 artiklan 5 kohdan mukaisesti, sekä kohtuulliset tietoturvaloukkauksen selvittämis- ja ilmoittamiskulut ja tietojen palauttamisen kulut. Välillisten vahinkojen rajoitus ei koske näitä määriä.
• Rajoitukset, myös erillinen enimmäismäärä, eivät koske Asiakkaan maksuvelvollisuutta, tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella aiheutettua vahinkoa, toisen osapuolen liikesalaisuuksien tahallista väärinkäyttöä, immateriaalioikeuksien tahallista loukkaamista, Palvelun tietoturvan tahallista kiertämistä eikä vastuuta, jota ei voi pakottavan lain mukaan rajoittaa. Muut käyttöehtojen ja tämän sopimuksen rikkomukset kuuluvat enimmäismäärien piiriin.
• Vaatimus on esitettävä kirjallisesti viimeistään 12 kuukauden kuluessa siitä, kun osapuoli havaitsi vahingon tai sen olisi pitänyt havaita se.

19. Voimassaolo ja muutokset

• Sopimus on voimassa niin kauan kuin Enarra käsittelee Asiakkaan henkilötietoja.
• Enarra voi muuttaa sopimusta samoin ehdoin kuin käyttöehtoja (käyttöehtojen kohta 16). Lain, viranomaisen määräyksen tai tietoturvan edellyttämät muutokset voivat tulla voimaan aiemmin. Alikäsittelijöiden muutoksiin sovelletaan kohtaa 11.
• Muutos, joka heikentää henkilötietojen suojaa tai laajentaa käsittelyä, kuten uusi siirto EU:n ulkopuolelle tai pidempi säilytysaika, ilmoitetaan vähintään 90 päivää etukäteen. Asiakas voi vastustaa sitä ilmoitusaikana. Jos asiaa ei saada ratkaistua, Asiakas voi irtisanoa sopimuksen päättymään ennen muutosta, ja etukäteen maksetun kauden käyttämätön osa hyvitetään.
• Allekirjoitettuun sopimukseen sovelletaan sen liitteenä hyväksyttyä versiota. Myöhempi verkkoversio ei korvaa sitä automaattisesti, vaan sopimusta muutetaan tämän kohdan menettelyllä.
• Jos Enarra lopettaa toimintansa tai asetetaan konkurssiin, Asiakkaalla on oikeus saada tietonsa viennillä ja vaatia niiden poistamista. Enarra järjestää tämän myös alikäsittelijöiden kanssa.
• Verkkotilaukseen tallennetaan, minkä version tilaaja hyväksyi ja milloin. Jokaisesta versiosta on pysyvä arkistokopio ja tallennettava PDF-tiedosto. Tilaussivu linkittää PDF-tiedostoihin ennen hyväksyntää, ja tilausvahvistus linkittää samoihin tiedostoihin.

20. Yhteystiedot

Enarra Oy (Y-tunnus 3664892-5)
Artturintie 4, 43500 Karstula
Sopimusasiat: myynti@tarumo.fi

Tietosuoja-asioiden yhteyspiste (rekisteröityjen pyynnöt ja tietosuojakysymykset): tietosuoja@tarumo.fi. Tietoturvailmoitusten yhteyspiste (tietoturvaloukkaukset ja haavoittuvuudet): security@tarumo.fi. Tuki: tuki@tarumo.fi. Enarra ei ole nimittänyt tietosuojavastaavaa. Enarra lähettää ilmoituksensa Asiakkaan ylläpitäjille sähköpostilla. Asiakas nimeää tilauksessa tai ilmoittaa Enarralle tietosuoja- tai tietoturva-asioiden yhteyshenkilön, jolle kohdan 14 ilmoitukset lähetetään ylläpitäjien lisäksi.