Luonnos, odottaa hyväksyntää

Henkilötietojen käsittelysopimus

Luonnos 27.10.2026, ei vielä voimassa

Aiemmat versiot

Tämä on luonnos, joka odottaa Tarumo Oy:n hyväksyntää. Sopimus tulee voimaan vasta, kun hyväksytty versio on julkaistu tällä sivulla. Pieni- ja Siirto-pakettien verkkotilaus avataan vasta sen jälkeen.

Tämä sopimus täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 28 artiklan vaatimukset. Se on osa Asiakkaan ja Tarumo Oy:n välistä sopimusta, johon sovelletaan Tarumon käyttöehtoja. Sopimus on laadittu suomeksi ja englanniksi. Suomenkielinen versio on ensisijainen, ja englanninkielinen versio on sen uskollinen käännös.

1. Osapuolet ja soveltaminen

• Rekisterinpitäjä on Tarumo-palvelun tilannut yritys tai muu organisaatio, jäljempänä Asiakas.
• Käsittelijä on Tarumo Oy (Y-tunnus 3664892-5, Artturintie 4, 43500 Karstula), jäljempänä Tarumo.
• Sopimus koskee henkilötietoja, joita Tarumo käsittelee Asiakkaan lukuun tuottaessaan Tarumo-palvelua. Niihin kuuluvat myös Asiakkaan kutsuman kirjanpitäjän käyttäjätili ja hänen toimistaan syntyvät lokitiedot, koska Asiakas päättää, kuka näkee sen laskutuksen.
• Sopimus ei koske tietoja, joita Tarumo käsittelee rekisterinpitäjänä, kuten Asiakkaan yhteyshenkilön tietoja, Tarumon omia laskuja, palvelun laskuluettelon PDF-kopioita, kirjanpitäjälle lähetettäviä uuden laskun ilmoituksia sekä palvelun käyttäjien Tarumolle lähettämää palautetta ja vikailmoituksia. Niistä kerrotaan tietosuojaselosteessa.
• Verkkotilauksessa sopimus hyväksytään tilauksen yhteydessä. Muissa paketeissa se on osa allekirjoitettua tilausta tai sopimusta. Henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa tämä sopimus on etusijalla käyttöehtoihin nähden. Allekirjoitetulla tilauksella voidaan poiketa tästä sopimuksesta vain, jos tilauksessa yksilöidään muutettava kohta. Jos osapuolet ovat allekirjoittaneet erillisen käsittelysopimuksen, sitä sovelletaan tämän sijaan.
• Sanoilla henkilötieto, käsittely, rekisterinpitäjä, käsittelijä, rekisteröity ja henkilötietojen tietoturvaloukkaus on sama merkitys kuin tietosuoja-asetuksessa.

2. Käsittelyn kohde, luonne ja tarkoitus

• Kohde: henkilötiedot, jotka Asiakas ja sen käyttäjät tallentavat Tarumo-palveluun tai jotka syntyvät palvelun käytössä.
• Luonne: tallentaminen, järjestäminen, hakeminen, puheen muuttaminen tekstiksi, tekoälyllä tehtävä käsittely (haastattelun tarkentavat kysymykset, siistityt ehdotukset haastateltavan vastauksista, korttiluonnokset, sisällön suodatus, hakuvektorit, Kysy-toiminnon vastaukset, osaamispakettien luonnokset ja Kartoitus-haastattelun pakettiehdotukset), riskin ja kattavuuden laskeminen, kannustinten pisteiden ja saavutusten laskeminen, Kartoituksen loppuraportin kokoaminen, sähköpostien lähettäminen, vienti, lokin pitäminen, varmuuskopiointi ja poistaminen.
• Tarkoitus: palvelun tuottaminen Asiakkaalle: osaamisen katoamisen riskin tunnistaminen osaamisalueittain, osaamispaketit ja Kartoitus, asiantuntijoiden haastattelut, tietokortit, haku ja tekoälyn vastaukset julkaistuista korteista, kannustimet, kirjanpitäjän pääsy laskutukseen, muistutukset ja ilmoitukset, tietojen vienti, loki sekä palvelun ylläpito, tuki ja suojaaminen.

3. Käsittelyn kesto

Käsittely kestää sopimuksen voimassaolon ajan ja sen jälkeen käyttöehtojen kohdan 12 a mukaisen siirtymäajan sekä kohdan 17 mukaisen vientiajan ja poiston ajan. Tarumon velvollisuudet ovat voimassa niin kauan kuin se käsittelee Asiakkaan henkilötietoja.

4. Rekisteröidyt

• Asiakkaan käyttäjät: ylläpitäjät, esihenkilöt, asiantuntijat ja lukijat, yleensä Asiakkaan työntekijöitä tai muita sen lukuun työskenteleviä.
• Asiakkaan kutsuma kirjanpitäjä, myös Asiakkaan ulkopuolisen tilitoimiston henkilö.
• Avainhenkilöt, myös ne, joilla ei ole käyttäjätunnusta.
• Henkilöt, jotka mainitaan haastatteluissa tai tietokorteissa, kuten työtoverit ja toimittajien yhteyshenkilöt.
• Henkilöt, joiden tiedot Asiakas tuo palveluun omista järjestelmistään, esimerkiksi HR-integraation kautta.

5. Henkilötiedot ja säilytysajat

• Hakuja ja Kysy-toiminnon kysymyksiä ei tallenneta eikä kirjata lokiin. Haku lasketaan vain kortin nimettömäksi lukukerraksi.
• Suodatettua sisältöä ei tallenneta. Suodatuksesta kirjataan vain päivä- ja syykohtainen lukumäärä organisaatiota kohden ilman henkilöä tai sisältöä. Jos tekoäly ei ole käytettävissä, sanalistojen läpäissyt haastatteluvastaus tai kortin muokkaus tallennetaan odottamaan tarkistusta (kohta 7).
• Erityiset henkilötietoryhmät: Asiakas antaa ohjeen, ettei palveluun tallenneta erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (tietosuoja-asetuksen 9 artikla) eikä rikostietoja (10 artikla). Sisällön suodatus ei tällä hetkellä tunnista näitä tietoja. Siksi asiantuntija tarkistaa luonnoksen ennen hyväksyntää, ja Asiakas ohjeistaa asiantuntijoita kertomaan käytännöistä eikä yksittäisistä ihmisistä (kohta 6 a).
• Varmuuskopiot: tuotannossa salatut varmuuskopiot säilytetään Helsingissä, ja salattu, lukittu kopio säilytetään Pariisissa (Scaleway). Lukittua kopiota ei voi muuttaa eikä poistaa ennen sen säilytysajan päättymistä. Kaikki varmuuskopiot poistuvat viimeistään 36 päivän kuluttua niiden ottamisesta, joten poistettu tieto poistuu varmuuskopioista viimeistään 36 päivän kuluessa. Tietokantapalvelu säilyttää lisäksi omia salattuja varmuuskopioitaan enintään 15 päivää. Saneltu ääni ei sisälly varmuuskopioihin.

6. Asiakkaan ohjeet

• Tarumo käsittelee henkilötietoja, myös siirtää niitä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, vain Asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Ohjeet ovat tämä sopimus, käyttöehdot, tilaus sekä Asiakkaan valinnat ja toimet palvelussa, kuten käyttäjien ja kirjanpitäjän kutsut, äänitteiden säilytysaika, kirjautumistavat, kannustinten käyttöönotto, Kartoitus, Teams-sovelluksen käyttöönotto ja HR-integraatiot. Ohjeisiin kuuluvat myös kohdan 7 periaatteet, kuten haastattelujen näkyvyys vain haastateltavalle ja haastattelutekstien poisto kohdan 5 mukaisesti.
• Asiakas antaa lisäohjeet kirjallisesti ylläpitäjiensä kautta, ja Tarumo säilyttää ne.
• Hyväksymällä tämän sopimuksen Asiakas antaa lisäksi ohjeen
  • kirjata korttien avaukset ja korttien ilmoitukset palvelun tietoturvan selvittämistä varten ja toimittaa henkilön omat rivit hänelle kohdan 13 mukaisesti (kohta 10);
  • laskea palvelun käytöstä organisaatiokohtaisia lukumääriä, kuten avainhenkilöt, kortit, haastattelut ja tekoälykutsut, laskutusta, kapasiteettia ja tukea varten. Lukumäärissä ei ole tietoja yksittäisistä henkilöistä;
  • siirtää tietoja kohdan 12 mukaisesti.
• Jos EU:n tai Suomen laki velvoittaa Tarumon muuhun käsittelyyn, Tarumo ilmoittaa siitä Asiakkaalle ennen käsittelyä, ellei laki kiellä ilmoittamista.
• Jos Tarumo katsoo ohjeen rikkovan tietosuojalainsäädäntöä, se ilmoittaa siitä Asiakkaalle viipymättä ja voi jättää ohjeen toteuttamatta, kunnes Asiakas vahvistaa tai muuttaa sen.

6 a. Asiakkaan vastuut rekisterinpitäjänä

Asiakas vastaa rekisterinpitäjänä siitä, että käsittely on lainmukaista. Erityisesti Asiakas:

1. määrittelee käsittelyperusteen. Työntekijöiden tietojen käsittely perustuu yleensä Asiakkaan oikeutettuun etuun siirtää osaamista, ei työntekijän suostumukseen. Työelämän tietosuojalain 3 §:n tarpeellisuusvaatimuksesta ei voi poiketa suostumuksella;
2. tallentaa vain osaamisen siirron kannalta tarpeellisia tietoja: lähtöpäiväksi sovitun tai työntekijän itse kertoman lähdön, ei arvioita työntekijän iästä, terveydestä tai aikeista;
3. kertoo työntekijöille ja avainhenkilöille palvelun käytöstä ennen käyttöönottoa (tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artikla). Tarumo antaa tähän tarvittavat tiedot palvelusta;
4. käsittelee käyttöönoton henkilöstön kanssa: vähintään 50 työntekijän yrityksessä yhteistoimintalain mukaisessa vuoropuhelussa ja tarvittaessa muutosneuvotteluissa, 20–49 työntekijän yrityksessä yhteistoimintalain 7 a §:n mukaisessa vuoropuhelussa ja pienemmässä yrityksessä kuulemalla työntekijöitä, kun työelämän tietosuojalain 21 § sitä edellyttää;
5. arvioi, tarvitaanko tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi. Tarumon arvion mukaan se on yleensä tarpeen, koska palvelussa käsitellään työntekijöiden tietoja tekoälyllä. Tarumo antaa siihen pohja-aineiston (kohta 15);
6. ei käytä palvelua eikä sen tietoja työntekijöiden suoriutumisen arviointiin, pisteyttämiseen, vertailuun tai valvontaan eikä työsuhdetta koskeviin päätöksiin (käyttöehtojen kohta 3 a). Palvelun omat kannustimet ovat sallittuja sellaisina kuin ne palvelussa toimivat (käyttöehtojen kohta 3 b);
7. ohjeistaa asiantuntijoita kertomaan käytännöistä eikä yksittäisistä ihmisistä ja olemaan tallentamatta terveyteen, ammattiliittoon kuulumiseen tai muihin erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja;
8. ottaa huomioon, että Teams-sovelluksen keskusteluista jää kopio Asiakkaan Microsoft 365 -ympäristöön (kohta 11);
9. päättää, kuka on sen kirjanpitäjä, ja poistaa kirjanpitäjän, kun tämän tehtävä päättyy (käyttöehtojen kohta 7 a).

7. Käsittelyn periaatteet

Tarumo on rakentanut palvelun näiden periaatteiden mukaiseksi ja pitää ne voimassa:

• Ei työntekijöiden arviointia. Palvelussa ei ole toimintoja, jotka arvioivat tai vertailevat työntekijöitä tai pisteyttävät heitä työnantajalle. Riskitutka mittaa osaamisen katoamisen riskiä, ei ihmisten suoriutumista.
• Haastattelu kuuluu haastateltavalle. Haastattelun vastaukset näkee palvelussa vain haastateltava. Ylläpitäjät ja esihenkilöt eivät näe vastauksia, päivämääriä eivätkä lukumääriä. Haastattelutekstit poistetaan kohdan 5 mukaisesti, viimeistään 30 päivän kuluttua haastattelun päättymisestä. Tämä näkyvyys ja poisto ovat Asiakkaan rekisterinpitäjänä antama dokumentoitu ohje, jonka Asiakas antaa hyväksymällä tämän sopimuksen. Ainoa poikkeus on kohdan 13 mukainen luovutus lakisääteisen velvoitteen perusteella. Tarumon henkilöstön teknisestä pääsystä kerrotaan kohdassa 9.
• Julkaisu vain hyväksynnällä. Tietokortti julkaistaan vasta asiantuntijan hyväksynnällä. Hyväksymätön kortti ei näy haussa eikä tekoälyn vastauksissa.
• Vastaukset lähteineen. Tekoäly vastaa vain julkaistujen korttien perusteella ja kertoo lähteen (asiantuntija ja päivämäärä).
• Suodatusta ei raportoida. Kirosanat poistetaan, ja loukkaava, asiaton tai epäselvä vastaus jätetään pois. Suodatettua sisältöä ei tallenneta eikä siitä raportoida työnantajalle. Jos tekoäly ei ole tarkistushetkellä käytettävissä, sanalistoilla tarkistettu haastatteluvastaus tai kortin muokkaus tallennetaan odottamaan tekoälyn tarkistusta. Odottavan vastauksen näkee vain haastateltava, eikä sitä käytetä korteissa, Kartoituksen pakettiehdotuksissa eikä tekoälyn kehotteissa ennen tarkistusta. Odottavaa korttia ei voi julkaista ennen tarkistusta. Jos tarkistus suodattaa vastauksen, sen teksti ja äänite poistetaan. Kortin ilmoituksen lisätietoa ei tallenneta lainkaan, jos tekoäly ei voi tarkistaa sitä.
• Kartoitus on vapaaehtoinen. Asiantuntija päättää itse, osallistuuko hän kartoitushaastatteluun. Ylläpitäjä tai esihenkilö näkee vain, että asiantuntija on kutsuttu. Valinta ei ole tietosuoja-asetuksen mukainen suostumus, vaan käsittely perustuu Asiakkaan käsittelyperusteeseen (kohta 6 a). Kartoituksen loppuraportissa on vain organisaatio- ja pakettitason lukuja, ja alle kolmen henkilön luvut näytetään muodossa "alle 3". Pienessä organisaatiossa luvuista voi silti päätellä jotain yksittäisistä ihmisistä, joten Asiakas käsittelee raporttia henkilötietona. Ladattu tai tulostettu raportti on Asiakkaan vastuulla.
• Kannustimet eivät ole arviointia. Kannustimet ovat organisaatiossa oletuksena pois päältä, ja jokainen voi kytkeä ne itseltään pois. Henkilökohtaiset pisteet, taso ja saavutukset näkyvät vain henkilölle itselleen. Palkinnon myöntäjä saa tiedon saavutuksesta ja palkinnosta vain, jos henkilö hyväksyy sen. Muille näytetään vain tiimitason tietoja. Pisteitä ja saavutuksia ei viedä HR- tai kehityskeskustelujärjestelmiin.
• Tietoa ei poisteta hiljaa. Vanhentunut tai virheellinen kortti arkistoidaan, kun korjattu versio hyväksytään, ja versiohistoria säilyy. Poikkeuksia ovat sopimuksen päättyminen ja rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen (kohdat 13 ja 17).

8. Tekoäly ja asiakkaan tiedot

• Tarumo käyttää Asiakkaan tietoja vain palvelun tuottamiseen. Tarumo ei koskaan käytä Asiakkaan tietoja tekoälymallien kehittämiseen eikä koulutukseen, ei myöskään alla mainittuja vianselvitystietoja.
• Tarumo on palvelun tekoälyjärjestelmän tarjoaja ja Asiakas sen käyttöönottaja (käyttöehtojen kohta 3 a). Palvelu kertoo käyttäjälle, kun hän on vuorovaikutuksessa tekoälyn kanssa, ja tekoälyn tuotokset on merkitty näkyvästi ja koneluettavasti. Palvelu ei tee henkilöistä yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä (tietosuoja-asetuksen 22 artikla). Riskitutka on sääntöpohjainen laskelma osaamisen katoamisen riskistä, ei arvio henkilöstä.
• Tekoälymallit ja puheentunnistus ovat Scaleway SAS:n Generative APIs -palvelua Pariisissa. Scalewayn tietosuojaehtojen mukaan Scaleway ei kerää, lue, käytä uudelleen eikä analysoi kehotteiden eikä vastausten sisältöä eikä käytä niitä mallien koulutukseen tai parantamiseen, eikä mallien tekijöillä ole pääsyä niihin. Poikkeukset: jos pyyntö aiheuttaa virheen tai vaikuttaa väärinkäytöltä, Scaleway voi tallentaa pyynnön koko sisällön ja käsitellä sitä enintään kaksi viikkoa vian tai väärinkäytön selvittämiseksi. Lisäksi Scaleway säilyttää palvelun käytöstä nimettömiä käyttötietoja kuusi kuukautta.
• Tekoäly saa vain kulloinkin tarvittavat tiedot:
  • haastattelussa ja Kartoitus-haastattelussa kysymykset ja vastaukset, osaamisalueen ja osa-alueen nimet sekä osaamispaketin sisältö;
  • siistityssä ehdotuksessa haastateltavan oma vastaus (haastateltava voi kytkeä ehdotukset pois);
  • korttiluonnoksessa haastattelun kysymykset ja tarkistetut vastaukset sekä osaamispaketin sisältö;
  • sisällön suodatuksessa haastatteluvastaus, kortin luonnos ja asiantuntijan muokkaukset, kortin ilmoituksen lisätieto sekä ylläpitäjien ja esihenkilöiden kirjoittamat osaamispakettien tekstit;
  • osaamispaketin luonnoksessa ala, rooli ja ylläpitäjän kirjoittamat lisätiedot sekä pohjana käytetty paketti;
  • Kartoituksen pakettiehdotuksessa osa-alue, asiantuntijan tarkistetut vastaukset ja ehdokaspakettien nimet;
  • Kysy-toiminnossa kysymys ja osuvimpien julkaistujen korttien otsikot, ohjeet, lähteet ja päivämäärät. Korttien ilmoitusten lisätietoja ei lähetetä tekoälylle; vanhentuneeksi tai virheelliseksi ilmoitetun kortin varoitus näytetään vastauksen vieressä;
  • hakuvektoreita varten julkaistujen korttien teksti ja Kysy-toiminnon kysymys.
  Haastattelujen tekstit eivät koskaan päädy hakuun eikä Kysy-toiminnon vastauksiin.

9. Luottamuksellisuus ja Tarumon henkilöstön pääsy

• Tarumo varmistaa, että henkilötietoja käsittelevät vain ne Tarumon henkilöt, jotka tarvitsevat niitä palvelun tuottamiseen, ylläpitoon tai tukeen, ja että he ovat sitoutuneet salassapitoon tai heitä koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus.
• Tarumon ylläpitopaneelissa näkyy organisaatioista vain lukumääriä ja tiloja, ei Asiakkaan sisältöä eikä käyttäjien nimiä.
• Tarumon nimetyillä ylläpitäjillä on tietokannan ylläpitotunnukset. Haastattelujen tekstit on rajattu teknisesti niin, että Tarumon ylläpitotyökalut ja ajastetut työt eivät pääse niihin. Tekstit luetaan vain kohdan 13 mukaisessa luovutuksessa, jota varten rajaus puretaan erikseen ja luovutus kirjataan. Tietokannan pääkäyttäjätunnus, palvelimen pääkäyttäjäoikeus ja varmuuskopioiden avaimet antavat kuitenkin teknisesti pääsyn kaikkeen Asiakkaan tietoon, myös haastattelujen teksteihin, kunnes ne poistetaan kohdan 5 mukaisesti. Ne ovat vain kahdella nimetyllä henkilöllä, jotka ovat sitoutuneet salassapitoon, ja niitä käytetään vain palvelun ylläpitoon, tietoturvan selvittämiseen ja toimenpiteisiin, joita Asiakas on pyytänyt (esimerkiksi tietojen vienti ja rekisteröidyn pyynnöt). Varmuuskopiot sisältävät haastattelujen tekstit enintään kohdan 5 mukaisen ajan.

10. Tietoturva

Tarumo toteuttaa tietosuoja-asetuksen 32 artiklan mukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joita ovat erityisesti:

• Asiakkaiden erottelu: jokainen tietorivi kuuluu yhdelle organisaatiolle, ja PostgreSQL-tietokannan rivitason suojaus (RLS) estää näkemästä tai muuttamasta muiden organisaatioiden tietoja. Erottelua tarkistetaan automaattisilla testeillä jokaisessa muutoksessa. Kirjanpitäjällä on oma, erillinen pääsy, joka näkee vain laskutuksen.
• Salaus siirrossa: yhteydet palveluun ja tietokantaan ovat salattuja (TLS).
• Salaus levossa: tietokanta, palvelinten levyt ja varmuuskopiot tallennetaan salattuina palveluntarjoajan hallinnoimilla avaimilla. Tarumon omat varmuuskopiot salataan lisäksi Tarumon avaimilla ennen tallennusta.
• Pääsynhallinta: roolit (ylläpitäjä, esihenkilö, asiantuntija, lukija) ja vähimpien oikeuksien periaate myös tietokannan rooleissa. Kirjautuminen sähköpostilinkillä tai -koodilla tai Microsoft- tai Google-tilillä. Tarumon ylläpitopaneeliin pääsee vain kaksivaiheisella tunnistuksella ja palvelimille vain henkilökohtaisilla SSH-avaimilla.
• Loki: palvelu kirjaa, mitä katsotaan, muutetaan, hyväksytään ja viedään. Asiakkaan ylläpitäjät näkevät lokin ja voivat viedä sen, lukuun ottamatta korttien avauksia ja korttien ilmoituksia. Niitä rivejä ei näe yksikään sovelluksen rooli, ei ylläpitäjäkään, jotta loki ei kertoisi, kuka luki tai ilmoitti mitäkin. Niitä käytetään vain palvelun tietoturvan selvittämiseen Asiakkaan ohjeen mukaisesti (kohta 6) ja toimitetaan vain rekisteröidylle itselleen hänen pääsypyyntönsä perusteella (kohta 13). Lokia ei voi muuttaa jälkikäteen.
• Varmuuskopiot: tuotantoympäristön tietokanta varmuuskopioidaan joka yö. Varmuuskopiot salataan ja säilytetään Helsingissä, ja salattu, lukittu kopio säilytetään Pariisissa. Palautus testataan kuukausittain ja tallennettujen varmuuskopioiden avaaminen neljännesvuosittain.
• Ympäristöt: testiympäristössä ei käsitellä Asiakkaan tietoja.
• Poikkeamat: Tarumo kirjaa tietoturvapoikkeamat, selvittää niiden laajuuden ja ilmoittaa Asiakkaalle kohdan 14 mukaisesti.
• Tietojen minimointi: lyhyet säilytysajat (kohta 5), suodatetun sisällön hylkääminen ja hakujen tallentamatta jättäminen.
• Integraatioiden tunnukset tallennetaan salattuina, eikä tietokanta näe salausavainta.

Tarumo voi päivittää toimenpiteitä, kunhan suojaustaso ei heikkene.

11. Alikäsittelijät

Asiakas antaa Tarumolle yleisen luvan käyttää alla lueteltuja alikäsittelijöitä. Tarumo sitoo ne kirjallisesti samoihin tietosuojavelvoitteisiin kuin tässä sopimuksessa ja vastaa niiden toiminnasta kuin omastaan.

• Asiakkaan itse valitsemat palvelut eivät ole Tarumon alikäsittelijöitä: Microsoft Entra ID- ja Google-kirjautuminen sekä käyttäjien synkronointi (SCIM), joissa tunnistautuminen tapahtuu Asiakkaan tai käyttäjän omassa tilissä palveluntarjoajan ehtojen mukaisesti, HR-järjestelmät, joista Asiakas tuo tietoja, ja Asiakkaan oma Microsoft 365 -ympäristö.
• Stripe käsittelee vain Tarumon omia asiakas- ja laskutustietoja, joten se ei ole tämän sopimuksen alikäsittelijä. Siitä kerrotaan tietosuojaselosteessa.
• Muutokset: Tarumo ilmoittaa uudesta tai vaihtuvasta alikäsittelijästä Asiakkaan ylläpitäjille sähköpostilla ja tällä sivulla vähintään 30 päivää etukäteen. Ilmoituksessa kerrotaan alikäsittelijän nimi, tehtävä, käsiteltävät tiedot, sijainti ja siirtojen peruste. Asiakas voi vastustaa muutosta perustellusta tietosuojasyystä tänä aikana. Jos asiaa ei saada ratkaistua, Asiakas voi irtisanoa sopimuksen päättymään ennen muutosta, ja etukäteen maksetun kauden käyttämätön osa hyvitetään.
• Pyynnöstä Tarumo antaa tiedot alikäsittelijöiden omista alihankkijoista siltä osin kuin ne ovat sen saatavilla sekä jäljennöksen alikäsittelijän tietosuojaehdoista. Liikesalaisuudet voidaan peittää. Tarumo ilmoittaa Asiakkaalle, jos alikäsittelijä laiminlyö tietosuojavelvoitteensa.
• Teams: Teams-sovellus ei ole oletuksena käytössä, vaan Asiakkaan ylläpitäjä päättää, otetaanko se käyttöön. Kun palvelu liitetään Asiakkaan Teamsiin, Microsoft käsittelee viestit Asiakkaan ja Microsoftin välisen sopimuksen mukaisesti. Keskustelusta jää kopio Asiakkaan Microsoft 365 -ympäristöön, jossa Asiakkaan ylläpitäjät voivat ehkä päästä siihen käsiksi, esimerkiksi eDiscovery-haulla. Kopioon jää myös teksti, jonka Tarumo suodattaa pois. Tarumo ei vastaa näistä tiedoista eikä voi poistaa niitä sieltä rekisteröidyn poistopyynnön perusteella. Asiakkaan kannattaa ottaa tämä huomioon omissa tietosuojakäytännöissään. Palvelu kertoo kopiosta käyttäjälle ennen ensimmäistä haastatteluvastausta Teamsissa.

12. Tietojen sijainti ja siirrot

• Palvelun tiedot tallennetaan EU:ssa: palvelimet, tietokanta, varmuuskopiot ja äänitteet Suomessa, varmuuskopioiden lukittu kopio sekä tekoäly, puheentunnistus ja sähköpostien lähetys Ranskassa. Sama tieto on sivulla tarumo.fi/tietojen-sijainti.
• Tarumo ei itse siirrä Asiakkaan henkilötietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Alikäsittelijän konserniyhtiö kolmannessa maassa voi kuitenkin päästä tietoihin poikkeuksellisesti, esimerkiksi teknistä tukea varten, ja vain komission riittävyyspäätöksen tai vakiosopimuslausekkeiden ja tarvittavien lisätoimien perusteella. Nämä tapaukset on merkitty kohdan 11 luetteloon: Zohon tekninen tuki Intiasta ja Microsoftin Teams-palvelut. Asiakas antaa tällä sopimuksella ohjeen näihin siirtoihin.
• Jos Asiakas ottaa käyttöön Microsoft- tai Google-kirjautumisen, nämä palveluntarjoajat käsittelevät kirjautumistietoja omien ehtojensa mukaisesti.

13. Rekisteröityjen oikeudet

• Tarumo auttaa Asiakasta vastaamaan rekisteröityjen pyyntöihin (pääsy tietoihin, oikaisu, poisto, käsittelyn rajoittaminen, siirto ja vastustaminen). Palvelussa on siihen työkalut, kuten vienti, korttien korjaaminen ja käyttäjän poistaminen organisaatiosta. Tarumo antaa avun viimeistään viiden arkipäivän kuluessa Asiakkaan pyynnöstä, jotta Asiakas ehtii vastata rekisteröidylle säädetyssä ajassa.
• Kun rekisteröity pyytää pääsyä tietoihinsa, Tarumo toimittaa Asiakkaan ohjeesta henkilön omat korttien avaus- ja ilmoitusrivit suoraan hänelle. Asiakkaalle Tarumo kertoo vain, että rivit on toimitettu.
• Asiakkaan pyynnöstä Tarumo poistaa yksittäisen henkilön tiedot: hänen haastattelujensa tekstit, äänitteet ja hyväksymättömät luonnokset poistetaan, ja hänen käyttäjätilinsä nimi ja sähköpostiosoite poistetaan, kun hän ei ole muiden organisaatioiden käyttäjä. Varmuuskopioista tiedot poistuvat kohdan 5 mukaisesti. Asiakas päättää samalla, jäävätkö henkilön julkaisemat kortit hänen nimellään vai muutetaanko lähteeksi "Entinen asiantuntija".
• Haastattelujen tekstit ja äänitteet ovat vain haastateltavan nähtävissä (kohta 7). Henkilö näkee ne itse palvelussa niiden säilytysajan. Tarumo ei luovuta niitä Asiakkaalle muuten kuin seuraavan kohdan mukaisesti.
• Luovutus lakisääteisen velvoitteen perusteella. Tarumo voi luovuttaa vielä tallessa olevia haastattelujen tekstejä tai äänitteitä Asiakkaalle vain Asiakkaan kirjallisesta ja perustellusta pyynnöstä ja vain, jos Asiakkaan lakisääteiset tai työoikeudelliset velvoitteet sitä välttämättä edellyttävät, esimerkiksi viranomaisen tutkinnassa. Tarumo luovuttaa niitä viranomaiselle, kun laki tai viranomaisen määräys sitä edellyttää. Kummassakin tapauksessa:
  • luovutetaan vain se, mikä on välttämätöntä;
  • Tarumo kertoo luovutuksesta haastateltavalle, ellei laki kiellä sitä;
  • jokainen luovutus kirjataan lokiin;
  • jo poistettuja tietoja ei voi luovuttaa: haastattelutekstit poistetaan viimeistään 30 päivän kuluttua haastattelun päättymisestä ja äänitteet kohdan 5 mukaisesti;
  • sisällön suodatuksen poistamaa sisältöä ei koskaan tallenneta, joten sitä ei voi luovuttaa.
• Jos rekisteröity ottaa yhteyttä suoraan Tarumoon, Tarumo ohjaa pyynnön Asiakkaalle viipymättä eikä vastaa siihen itse ilman Asiakkaan ohjetta.
• Apu on maksutonta, ellei pyyntöjä ole poikkeuksellisen paljon.

14. Tietoturvaloukkaukset ja -häiriöt

• Tarumo ilmoittaa Asiakkaalle jokaisesta Asiakkaan henkilötietoja koskevasta tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 48 tunnin kuluessa siitä, kun Tarumo sai tiedon siitä. Ilmoitus tehdään riippumatta siitä, arvioiko Tarumo loukkauksesta aiheutuvan riskiä. Samassa ajassa Tarumo ilmoittaa tietoturvahäiriöstä, joka vaikuttaa olennaisesti Asiakkaan tietoihin tai palvelun saatavuuteen.
• Ilmoitus lähetetään Asiakkaan nimeämälle yhteyshenkilölle ja ylläpitäjille. Siinä kerrotaan ainakin, mitä tapahtui, mitä tietoryhmiä ja keitä se koskee ja kuinka paljon, Tarumon yhteyshenkilö, todennäköiset seuraukset ja mitä Tarumo on tehnyt tai tekee. Tiedot voidaan antaa vaiheittain sitä mukaa kuin ne selviävät.
• Asiakas vastaa ilmoituksesta tietosuojavaltuutetulle ja rekisteröidyille. Tarumo ei ilmoita niille Asiakkaan puolesta ilman Asiakkaan ohjetta, ellei laki sitä edellytä. Tarumo auttaa Asiakasta tarvittavilla tiedoilla, kirjaa loukkaukset ja antaa kirjauksen Asiakkaalle.

15. Vaikutustenarviointi ja ennakkokuuleminen

Tarumo antaa Asiakkaalle pyynnöstä maksutta vaikutustenarvioinnin pohja-aineiston: käsittelyn kuvauksen, tietovirrat, säilytysajat, alikäsittelijät, siirrot, tietoturvatoimenpiteet ja tunnistetut riskit lieventämiskeinoineen. Tarumo päivittää aineiston, kun palvelu muuttuu olennaisesti, ja antaa tiedot myös mahdollista ennakkokuulemista varten (tietosuoja-asetuksen 35 ja 36 artikla).

16. Auditoinnit

• Tarumo antaa Asiakkaalle tiedot, jotka osoittavat tämän sopimuksen ja 28 artiklan velvoitteiden noudattamisen. Ensisijaisesti tämä tehdään kirjallisesti, esimerkiksi vastaamalla Asiakkaan tietoturvakyselyyn. Tarumo antaa pyynnöstä myös alikäsittelijöidensä tietoturvasertifikaatit ja -raportit siltä osin kuin ne ovat sen saatavilla.
• Asiakas voi lisäksi auditoida käsittelyn kerran vuodessa ilmoittamalla siitä 30 päivää etukäteen, tai heti, jos sille on erityinen syy, kuten tietoturvaloukkaus. Auditoinnin tekee Asiakas tai sen valitsema riippumaton, salassapitoon sitoutunut tarkastaja. Asiakas vastaa omista kustannuksistaan.
• Kirjalliset vastaukset ja vastaaminen kohtuulliseen, tavanomaiseen tietoturvakyselyyn ovat maksuttomia. Jos auditointi vaatii Tarumolta huomattavaa työtä, Tarumo voi laskuttaa avustamisestaan tavanomaisten tuntihintojensa mukaan, paitsi jos auditointi paljastaa olennaisia puutteita Tarumon käsittelyssä.
• Auditointi ei saa vaarantaa muiden asiakkaiden tietoja tai palvelun tietoturvaa. Viranomaisen tarkastusoikeus on voimassa aina.

17. Tietojen palautus ja poisto sopimuksen päättyessä

• Sopimuksen päättyessä Asiakas valitsee, palautetaanko tiedot vai poistetaanko ne. Palautus tehdään viennillä. Vietävät tiedot ja viennin ulkopuolelle jäävät tiedot ovat samat kuin käyttöehtojen kohdassa 9, ja ne luetellaan alla.
• Asiakkaalla on sopimuksen päätyttyä vähintään 30 päivän vientiaika. Jos Asiakas on pyytänyt vaihtoa toiseen palveluun tai tietojen siirtoa, palvelu jatkuu ensin 30 päivän siirtymäajan, ja vientiaika alkaa vasta sen jälkeen (käyttöehtojen kohta 12 a).

Vietävät tiedot

Asiakkaan ylläpitäjät voivat viedä itse palvelussa:

• julkaistut tietokortit ja niiden arkistoidut versiot lähteineen (asiantuntija tai "Entinen asiantuntija" ja päivämäärät) sekä korttien varoitukset vanhentuneesta tai virheellisestä tiedosta ilman ilmoittajan tietoja, Markdown- ja JSON-muodossa;
• organisaation lokin CSV-muodossa (enintään 10 000 uusinta tapahtumaa), lukuun ottamatta korttien avauksia ja korttien ilmoituksia;
• Kartoituksen loppuraportin Markdown-muodossa, jos Asiakkaalla on ollut Kartoitus;
• laskut PDF-tiedostoina niin kauan kuin ne ovat palvelussa: laskulla maksavat Asiakkaat palvelun laskuluettelosta ja kortilla maksavat Stripen maksuportaalista. Myös kirjanpitäjä voi ladata ne.

Tarumo toimittaa pyynnöstä JSON-muodossa viimeistään 14 päivän kuluessa:

• avainhenkilöt ja heidän osaamisalueensa: lähtöpäivä ja sen vahvistus, kriittisyys, ainoa osaaja, seuraaja ja kytkentä osaamispakettiin;
• Asiakkaan omat osaamispaketit ja Asiakkaan muutokset Tarumon paketteihin versioineen sekä asiantuntijoiden lähettämät Kartoituksen pakettiehdotukset;
• kattavuuden osaamisalueittain ja osa-alueittain;
• korttien lukukerrat ja "hyödyllinen"-merkintöjen määrät korttikohtaisina lukuina;
• käyttäjät ja heidän roolinsa, kirjanpitäjän, tiimit, tiimien haasteet, palkintojen asetukset ja organisaation muut asetukset;
• organisaation koko loki, lukuun ottamatta korttien avauksia ja korttien ilmoituksia.

Tietokorttien JSON-tiedoston rakenne on kuvattu sivulla tarumo.fi/vienti, ja pyynnöstä toimitettavien tiedostojen rakenteen ja muodot Tarumo kuvaa toimituksen mukana. Jos pyyntö tehdään vienti- tai noutoajan kuluessa, Tarumo toimittaa tiedot, vaikka toimitus osuisi ajan päättymisen jälkeen, eikä poista niitä ennen toimitusta.

Viennin ulkopuolelle jäävät tiedot

• Haastattelujen tekstit ja äänitteet, ratkaisemattomat korttiluonnokset ja Kartoituksen ehdotusluonnokset. Ne ovat vain haastateltavan nähtävissä ja poistetaan lyhyen ajan kuluttua. Näin Asiakas on rekisterinpitäjänä ohjeistanut, ja tietosuojasääntely on datasäädöksen edellä.
• Henkilökohtaiset pisteet, tasot, saavutukset ja palkintovalinnat. Ne näkyvät vain henkilölle itselleen.
• Korttien avausrivit (kuka avasi minkä kortin) ja tieto siitä, kuka ilmoitti kortista. Niitä ei näytetä Asiakkaalle, jotta loki ei kertoisi, kuka luki tai ilmoitti mitäkin.
• Suodatettu sisältö, jota ei tallenneta.
• Palvelun sisäinen toiminta: tekoälyn kehotteet, riskilaskennan välitulokset, hakuindeksin vektorit ja palvelun tekninen loki. Ne ovat Tarumon liikesalaisuuksia tai sidottuja Tarumon toteutukseen.
• Tarumon yleiset osaamispaketit, jotka ovat Tarumon immateriaalioikeutta. Asiakkaan muutokset niihin viedään.

Poisto

• Vientiajan jälkeen Tarumo poistaa Asiakkaan henkilötiedot pysyvästi viimeistään 30 päivän kuluessa ja vahvistaa poiston pyynnöstä kirjallisesti. Salatuista varmuuskopioista ne poistuvat viimeistään 36 päivän kuluttua poistosta.
• Haastattelujen tekstit, äänitteet ja hyväksymättömät luonnokset poistetaan palauttamatta, koska ne on tarkoitettu vain haastateltavalle ja ne poistetaan muutenkin lyhyen ajan kuluttua.
• Sopimuksen päättyessä Tarumo pyytää Scalewayta poistamaan Asiakkaan käyttäjille lähetettyjen sähköpostien metatiedot.
• Tarumo säilyttää vain sen, mitä laki edellyttää tai mikä on Tarumon omaa tietoa:
  • Tarumon omaan kirjanpitoon kuuluvat laskut, tositteet ja laskutustiedot. Ne säilytetään kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n ja arvonlisäverolain 209 n §:n mukaisen ajan, enintään laskun antovuotta seuraavan seitsemännen vuoden loppuun. Laskuissa on laskutusyhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot;
  • organisaation nimen ja tunnuksen sekä tiedon poistosta;
  • Tarumon oman ylläpitolokin, josta kerrotaan tietosuojaselosteessa;
  • poistojen kirjanpidon (tunnisteet ilman nimiä ja osoitteita) enintään 40 päivää, jotta poisto voidaan toistaa, jos tietokanta palautetaan varmuuskopiosta;
  • palautuneiden sähköpostiosoitteiden estolistan, jossa osoitteesta on vain avainnettu tiiviste ja peitetty vihje.
• Palvelun laskuluettelon PDF-kopiot poistetaan organisaation mukana. Asiakas säilyttää ostolaskunsa omassa kirjanpidossaan.

18. Vastuu

• Kumpikin osapuoli vastaa rekisteröidyille tietosuoja-asetuksen 82 artiklan mukaisesti. Tämä sopimus ja käyttöehdot eivät rajoita tätä vastuuta rekisteröidyn ja kummankaan osapuolen välillä. Kumpikin osapuoli vastaa itse sille määrätyistä seuraamusmaksuista.
• Osapuolten välillä sovelletaan käyttöehtojen kohdan 14 vastuunrajoituksia. Tietosuojarikkomuksiin ja luottamuksellisuuden rikkomiseen ei sovelleta yleistä enimmäismäärää vaan erillistä enimmäismäärää. Se on sopimusvuotta kohden kolme kertaa yleisen enimmäismäärän perusteena olevat maksut (Asiakkaan palvelusta vahinkoa edeltäneiden 12 kuukauden aikana maksamat tai maksettaviksi erääntyneet maksut, kertamaksullisessa paketissa kertamaksu) tai 15 000 euroa, sen mukaan, kumpi on suurempi.
• Erillisen enimmäismäärän piiriin kuuluvat välittöminä vahinkoina myös korvaukset, jotka osapuoli on maksanut rekisteröidyille 82 artiklan nojalla toisen osapuolen vastuulla olevan rikkomuksen vuoksi ja jotka se vaatii takaisin 82 artiklan 5 kohdan mukaisesti, sekä kohtuulliset tietoturvaloukkauksen selvittämis- ja ilmoittamiskulut ja tietojen palauttamisen kulut. Välillisten vahinkojen rajoitus ei koske näitä määriä.
• Vastuuta ei rajoiteta, kun vahinko on aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella, eikä silloin, kun pakottava laki kieltää rajoittamisen.

19. Voimassaolo ja muutokset

• Sopimus on voimassa niin kauan kuin Tarumo käsittelee Asiakkaan henkilötietoja.
• Tarumo voi muuttaa sopimusta samoin ehdoin kuin käyttöehtoja (käyttöehtojen kohta 16). Lain, viranomaisen määräyksen tai tietoturvan edellyttämät muutokset voivat tulla voimaan aiemmin. Alikäsittelijöiden muutoksiin sovelletaan kohtaa 11.
• Muutos, joka heikentää henkilötietojen suojaa tai laajentaa käsittelyä, kuten uusi siirto EU:n ulkopuolelle tai pidempi säilytysaika, ilmoitetaan vähintään 90 päivää etukäteen. Asiakas voi vastustaa sitä ilmoitusaikana. Jos asiaa ei saada ratkaistua, Asiakas voi irtisanoa sopimuksen päättymään ennen muutosta, ja etukäteen maksetun kauden käyttämätön osa hyvitetään.
• Jos Tarumo lopettaa toimintansa tai asetetaan konkurssiin, Asiakkaalla on oikeus saada tietonsa viennillä ja vaatia niiden poistamista. Tarumo järjestää tämän myös alikäsittelijöiden kanssa.
• Verkkotilaukseen tallennetaan, minkä version tilaaja hyväksyi.

20. Yhteystiedot

Tarumo Oy (Y-tunnus 3664892-5)
Artturintie 4, 43500 Karstula
Sähköposti: myynti@tarumo.fi

Tietosuojaa koskevat kysymykset, pyynnöt ja ilmoitukset voi lähettää samaan osoitteeseen. Tarumo lähettää ilmoituksensa Asiakkaan ylläpitäjille sähköpostilla. Asiakas nimeää tilauksessa tai ilmoittaa Tarumolle tietosuoja- tai tietoturva-asioiden yhteyshenkilön, jolle kohdan 14 ilmoitukset lähetetään ylläpitäjien lisäksi.